Como conectar uma máquina de fax a uma rede de escritório?

As máquinas de fax podem parecer desatualizadas, com a prevalência atual de e-mail, digitalização e teleconferência. No entanto, o fax ainda tem importância no local de trabalho, pois permite que as empresas enviem facilmente cópias de documentos para outras empresas, sem a confusão de executá-lo em um computador. Isso pode ser particularmente útil para documentos que precisam de assinaturas ou anotações. Além disso, alguns empresários ainda são da velha escola. Eles querem ter um documento impresso em vez de e-mails ou mensagens SMS. Alguns escritórios do governo também podem preferir o envio de fax, especialmente com a necessidade de refletir as assinaturas manuscritas nos documentos.

Neste mundo conectado, porém, os aparelhos de fax passaram por uma atualização. Muitos modelos sofisticados de marcas populares como Brother, Panasonic e Sharp agora incluirão conectividade de rede, para que você possa compartilhar a máquina de fax com o resto da rede.

Ambiente de home office

Em alguns casos, seu aparelho de fax seria um fax autônomo. Em outros casos, pode ser um scanner, copiadora, impressora e aparelho de fax all-in-one. Embora isso possa não ser necessariamente um burro de carga de escritório, ele pode fazer seu trabalho bem em um pequeno escritório ou ambiente de escritório doméstico.

• Conecte todos os cabos do aparelho de fax. Isso geralmente inclui o cabo de alimentação e o cabo do telefone, que deve ser conectado à tomada RJ-11 da linha telefônica. Se o aparelho de fax tiver uma conexão USB, conecte-o também.
• A seguir, descubra se o aparelho de fax pode se conectar à rede usando um cabo LAN. Se puder, você precisará proteger um cabo Ethernet que seja longo o suficiente para ir da máquina de fax ao roteador de banda larga.
• Se a rede do seu escritório executar um servidor DHCP, ou se cada porta tiver um endereço IP atribuído, você não precisará fazer mais nenhuma configuração da rede. Agora você pode pesquisar a máquina de fax como outro dispositivo conectado em sua rede. Na maioria das vezes, você pode detectá-la como uma impressora em rede.
• Se sua máquina de fax veio com um CD ou DVD de instalação, execute-o agora. É melhor fazer isso após o computador ter sido inicializado para um novo começo.
• Depois de instalar o software, analise o aplicativo para saber como enviar faxes do computador. Você também pode usar essa interface para recuperar faxes da máquina de fax em rede se o modelo oferecer suporte ao salvamento de cópias eletrônicas e não apenas de impressões.
• Você precisará executar o CD de instalação em outros computadores que precisam se conectar à máquina de fax.
• Diferentes modelos de fax podem vir com diferentes interfaces e diferentes softwares. Na dúvida, entre em contato com a central de suporte técnico da marca por telefone ou e-mail.

A rede do escritório facilita o compartilhamento de recursos, como impressoras, armazenamento e até mesmo aparelhos de fax. Aproveite isso, que pode ser particularmente útil em um ambiente de pequeno escritório. Você não precisa comprar um aparelho de fax para cada departamento ou andar. Você pode operar um único aparelho de fax e fazer com que todos se conectem a ele por meio de seus computadores.