Como aumentar sua produtividade?

A maioria das pessoas gasta cerca de 150 horas por ano procurando coisas. Porque?

1. Classificar, arquivar e recuperar informações não é uma tarefa fácil, conforme ilustrado pelo cenário a seguir. Você se depara com um contrato de aluguel de carro e se depara imediatamente com uma série de perguntas. Existe um arquivo existente para aluguel de carros? Se sim, onde está? Caso contrário, um novo arquivo deve ser rotulado como "carro" ou "veículo" ou "aluguéis" ou a primeira letra da marca do carro...? Todos os documentos para este carro devem ser colocados em um arquivo ou deve haver arquivos separados para o aluguel, seguro, manutenção, etc.? E se outras pessoas precisarem recuperar o arquivo? Como eles vão procurar por isso?

   No momento em que você pondera cada uma dessas questões, você não está apenas exausto, mas totalmente confuso e inseguro sobre o que fazer a seguir. Você não quer perder tempo preparando uma etiqueta (ou ter seu assistente fazendo isso), sabendo que existem muitas tarefas mais importantes em mãos, mas você sabe que deve ser feito. Então você o faz, embora a contragosto. Com o arquivo etiquetado em mãos, você vai até o arquivo e descobre que não há espaço suficiente para ele sem deslocar todo o conteúdo da gaveta. Depois de fazer isso, você finalmente o coloca em seu lugar. Ao fechar o sorteio, você se pergunta mais algumas perguntas: "Quando eu precisar deste aluguel em uma semana, um mês ou um ano, procuro sob" l "ou" c "ou" v "ou....? Como meu parceiro pesquisará por ele? "Cansado do processo, você segue com prazer para a próxima tarefa, seja ela qual for, contanto que não seja arquivamento.

2. Agora imagine um paradigma totalmente diferente e sem esforço. Você pega os mesmos documentos e digita "carro" e "aluguel" em uma janela da tela do computador. Se outro nome de arquivo contiver essas palavras, o programa o informará. Como nada aparece, você sabe que não há nenhum arquivo de aluguel de carro em seu sistema. Em seguida, você nomeia o arquivo. Digamos que você chame isso de "aluguel de carro". Em seguida, você vai para uma seção de palavras-chave e digita qualquer palavra que você ou outras pessoas possam associar a esse arquivo, como "veículo", "carro", "aluguel", "Volkswagen". Você termina a digitação em segundos e solta os documentos no arquivo suspenso 28; o número que aparece na tela.

   Dois meses depois, você precisa do lease do carro, então faça uma busca por "car" ou "Volkswagen" ou "vehicle" ou "lease" ou qualquer combinação dessas palavras. Instantaneamente, seu computador informa que está no arquivo número 28. Segundos depois, o arquivo está em suas mãos. Melhor ainda, você está fora do escritório e precisa verificar uma provisão no contrato de locação. Seu assistente faz a mesma pesquisa, localiza o arquivo imediatamente e fornece as informações de que você precisa.

   Com um sistema de arquivamento numérico, como este, não há espaço para interpretação. 1 segue 2 segue 3, ponto final. Isso, combinado com o poder de uma função de busca por palavra-chave, transforma o arquivamento em um sistema infalível que funciona igualmente bem para todos os tipos de pensadores e arquivadores. O tempo economizado no processo de arquivamento e pesquisa pode ser dedicado a outras tarefas. O agravamento do arquivamento se foi. A produtividade é aumentada.

   

3. As ferramentas
   • Para converter para um sistema numérico, você precisará de um grande número de pastas de arquivos suspensas. Para garantir que você fique em dia com o arquivamento, sempre tenha mais arquivos pendurados em sua gaveta do que o necessário.
   • O programa de software Paper tiger foi desenvolvido para arquivamento numérico. No entanto, para aqueles que não podem fazer a mudança de paradigma imediatamente, o mesmo sistema pode ser usado para organizar os arquivos em ordem alfabética. Verdade seja dita, tendo experimentado o poder dos números, a maioria acaba por se converter para o sistema numérico.
   • Outra opção é usar o Microsoft Excel. Embora seja menos amigável, é uma alternativa gratuita à compra do software Paper Tiger.

Um sistema de arquivamento padronizado e fácil de usar pode parecer trivial. Longe disso. É a base da eficiência e produtividade para empresas e indivíduos. Avalie o seu e, se você frequentemente se vê preso em atoleiros de arquivamento e recuperação, provavelmente é hora de mudar.