Será uma reunião por telefone ou conferência por chamada, uma reunião de videoconferência ou uma reunião a portas fechadas?
Se você tem uma organização, é importante que todos permaneçam conectados para que todos trabalhem na mesma página. Uma ferramenta eficaz para entrar em contato com seu pessoal é a realização de reuniões. No entanto, as reuniões podem consumir muito tempo e pode ser difícil reunir as pessoas. Se você planejar sua reunião de maneira adequada, poderá organizar a organização de todos e realizar o que você precisa.
Se você for falar com um grande grupo de pessoas, precisará de algum tipo de sala de conferências.
Veja como planejar sua reunião.
Decida por que você precisa de uma reunião. As reuniões são necessárias. No entanto, você deve ter um motivo específico pelo qual deseja reunir um grupo de pessoas. Você simplesmente quer ficar conectado com sua equipe? Existe uma emergência ou um ponto específico que você precisa resolver imediatamente? É algo que pode ser resolvido com uma conversa por telefone ou talvez uma comunicação por e-mail? É realmente necessária uma reunião ou existem outras formas de ser discutida e divulgada? Será uma reunião por telefone ou conferência por chamada, uma reunião de videoconferência ou uma reunião a portas fechadas? Saber por que você precisa fazer uma reunião o ajudará a determinar que tipo de reunião realizar.
Prepare sua agenda. Depois de decidir por que e que tipo de reunião terá, você precisa anotar sua agenda. Sobre quais itens específicos você precisa falar em sua reunião? Se você for discutir relatórios de vendas e como aumentá-los, precisará ter cópias do relatório para revisão. Faça marcadores dos itens que deseja discutir.
Defina um cronograma. Determine em que data e hora você deseja ter uma reunião. Configure-o para ter o maior número possível de participantes. Se a reunião for longa, convém marcá-la para a manhã seguinte, quando as pessoas estiverem frescas. Se for uma reunião privada, você pode querer que seja feita no final da tarde. Peça às pessoas que avisem se não puderem comparecer. Se menos da metade puder comparecer, pode ser necessário reagendar.
Determine o seu local. Onde você terá sua reunião? Se você for falar com um grande grupo de pessoas, precisará de algum tipo de sala de conferências. Ao escolher um local, certifique-se de que possui o equipamento necessário de que você precisa, como quadro branco, projetor, acesso Wi-Fi e outras ferramentas de que você precisa para sua reunião.
Informe a todos que precisam estar presentes. Depois de saber onde, quando e por quê de sua reunião, você precisa informar as pessoas sobre isso. Se for uma reunião obrigatória, declare no memorando que a participação é obrigatória. Avise as pessoas com antecedência para que possam definir os horários para que possam comparecer. O aviso prévio de pelo menos uma semana é suficiente, embora alguns casos possam exigir uma reunião de emergência.
Mantenha breve. Quando você tiver sua reunião, siga sua agenda. Não deixe as reuniões se arrastarem porque todos estão ocupados e o tempo é importante. As melhores reuniões são aquelas que vão direto ao ponto e apresentam resoluções conforme necessário.
Reunião semanal pré-determinada
É importante que suas reuniões sejam pontuais e produtivas. Caso contrário, as pessoas não estarão dispostas a comparecer e podem achar que é uma perda de tempo. Se necessário, você pode definir uma reunião semanal predeterminada para que sua equipe saiba que deve esperá-la regularmente, sem que você precise emitir lembretes. Por fim, assim que a reunião começar, é importante manter o controle, obter as contribuições de que você precisa e divulgá-las conforme necessário. Dessa forma, você pode maximizar as reuniões.
