Existem basicamente dois métodos de configuração de um sistema de numeração de pedido de compra: Use formulários de pedido de compra pré-impressos com números sequenciais. Ou use seu software de contabilidade básico para imprimir pedidos de compra com o sistema de número de pedido de compra de sua empresa. Os números dos pedidos de compra são extremamente importantes e devem ser associados aos números dos pedidos de vendas originais para manter bons registros de rastreamento de pedidos. Um sistema de número de pedido de compra serve a outro propósito como uma referência para seus clientes e fornecedores de qualquer remessa de pedido e atua como um controle de pedido secundário para sistemas de contabilidade que recebem seus pedidos de compra. Veja como criar um sistema de numeração para seus pedidos de compra.
Formulários de pedido de vendas numerados
Para fins práticos em uma empresa onde formulários de pedido de vendas numerados são usados regularmente, é fácil incorporar o número do pedido de vendas como parte do número de rastreamento do pedido de compra. Basta adicionar um número de dígito que indica que agora é um pedido de compra. Por exemplo: se o número do pedido de venda for 1044, use um número matemático que indique consistentemente que é um pedido de compra, como o número 2. O "1" indicaria que começou como um pedido de venda, a primeira etapa do processo de vendas. O número "2" indica que agora é o pedido de compra nº 21044, a segunda etapa do processo de rastreamento. Isso só funcionará se os pedidos de compra não forem pré-impressos com um sistema numérico e podem ser adicionados ao imprimir a partir do software de contabilidade.
Os melhores e mais precisos sistemas para todas as transações comerciais são aqueles que utilizam o rastreamento de número consistente. Em algumas empresas, cada cliente recebe um número de conta ou um número especial de identificação de cliente. Se comprar suprimentos internos de fornecedores, cada fornecedor também pode ter um número de conta que ajuda a criar um sistema de numeração de pedido de compra. Se as compras forem feitas de um fornecedor secundário para um cliente, vincule o número do pedido de compra do cliente a todas as transações contábeis futuras. Por exemplo, você, o fornecedor, adquire um widget para um cliente de outro fornecedor. Seu pedido de compra para seu fornecedor externo tem o número de rastreamento do pedido de compra de sua empresa que será usado quando o widget for enviado a você ou ao seu cliente, o que for o caso. Toda a documentação de envio depende do número do pedido de compra da sua empresa para identificação. Este método de rastreamento de pedidos é crucial para remessas internacionais. Inicie o sistema de número do pedido de compra da sua empresa com um código numérico relevante e facilmente identificável. Muitas empresas identificam seus clientes com um código de número de cliente. Este código pode incluir o número do vendedor, data do pedido e número sequencial das compras.
