Lembre-se de que, ao escolher pastas de arquivamento com cores diferentes, as cores devem ser usadas para otimizar a forma como você organiza os documentos comerciais.
Documentos comerciais são alguns dos papéis mais importantes que você encontrará e, mesmo para uma pequena empresa, o número de documentos comerciais pode se acumular. Como você não pode simplesmente jogá-los fora, aqui estão algumas das melhores maneiras de manter a desordem organizada e organizar seus documentos comerciais.
Declaração de imposto de renda
Pastas de arquivos. Uma das ferramentas mais importantes que você usará é a pasta de arquivos, se desejar organizar os documentos de negócios usando o arquivo clássico. As pastas de arquivos vêm em tamanhos curtos e longos, dependendo do tipo de documento que você está manipulando. Também podem ser adquiridos em várias cores. Lembre-se de que, ao escolher pastas de arquivamento com cores diferentes, as cores devem ser usadas para otimizar a forma como você organiza os documentos comerciais. Por exemplo, você pode usar pastas brancas para declarações de imposto de renda, pastas azuis para garantias etc.
Cabeçalhos. Certifique-se de criar cabeçalhos para os vários tipos de documentos. Os cabeçalhos ou rótulos podem ser escritos na guia das pastas, embora você também possa escrevê-los na parte da frente da pasta. As guias nas pastas, no entanto, são alguns dos melhores lugares para escrever o cabeçalho, pois isso permitirá que você vá para o cabeçalho facilmente sem ter que puxar a pasta inteira.
Uma vez que eles são transformados em arquivos PDF, você pode usar ferramentas de análise de texto para digitalizar o texto nos arquivos PDF.
Criando cópias. Alguns documentos, no entanto, podem ser armazenados digitalmente. Se você tiver determinados documentos comerciais que pode digitalizar, faça-o. Isso impedirá que você acumule muitos documentos comerciais. Para fazer isso, você precisará de um scanner. Conecte o scanner ao computador e use-o para criar digitalizações de seu documento. Normalmente, os documentos digitalizados serão salvos como arquivos de imagem, como JPEG.
Convertendo os arquivos de imagem. No entanto, você pode transformar os arquivos de imagem em PDF imprimindo-os usando a impressora Adobe, que os converterá em arquivos PDF. Uma vez que eles são transformados em arquivos PDF, você pode usar ferramentas de análise de texto para digitalizar o texto nos arquivos PDF. Isso permitirá que você copie e cole rapidamente o texto do PDF em um documento do Word, para que você não precise mais redigitar todo o texto sozinho.
Programas gratuitos de criptografia de arquivos
Organizando. Assim como você organiza seus documentos comerciais impressos no arquivo, também é necessário organizar a cópia eletrônica dos documentos em pastas. Se desejar proteção adicional, especialmente se estiver lidando com informações confidenciais sobre sua empresa ou negócio, você também deve criptografar os arquivos. Um dos programas gratuitos de criptografia de arquivos que você pode usar é o True Crypt, que oferece um bom nível de proteção gratuitamente.
Finalmente, você também pode considerar a gravação decópias emCD ou DVD de arquivos e documentos importantes, como backups. Lembre-se, entretanto, de que os DVDs devem ser armazenados longe da luz solar e de ambientes ácidos que podem destruir o disco. Com essas etapas em mente, você deve ser capaz de organizar seus documentos comerciais e mantê-los acessíveis e seguros.
