Como lidar com chamadas de negócios de forma rápida e eficiente?

O telefone é uma ferramenta muito poderosa para os negócios. É um meio de comunicação que pode fechar ou fechar negócios, independentemente de onde você e seu cliente estejam. Qualquer empresário de sucesso irá lhe dizer que lidar com todos os tipos de chamadas de negócios de maneira adequada e cortês de maneira eficiente é o primeiro passo para colocar sua empresa onde deseja. Existem alguns casos em que clientes ou parceiros de negócios ligam para você no pior momento possível. Isso pode ser em um momento em que uma reunião importante está marcada ou pode ser um momento em que você está prestes a ir ao banheiro para se aliviar. Independentemente da situação, saber como acomodar essas chamadas e encerrá-las rapidamente é um aspecto muito crítico de sucesso nos negócios. Aqui estão algumas dicas sobre como lidar com os negócios de forma rápida e eficiente.

1. Planeje sua programação. Uma ótima maneira de evitar chamadas de negócios durante os piores momentos é planejar sua programação diária com antecedência e considerar transferir reuniões, tarefas e eventos pessoais importantes para as horas do dia em que o telefone não está tocando tanto. Isso pode reduzir muito o mau tempo de certas chamadas comerciais.
2. Atenda uma chamada durante uma reunião. Nos casos em que é vital que você atenda a um telefonema de negócios importante durante uma reunião de negócios igualmente importante, saia da reunião de maneira respeitosa antes de sair da sala para atender a chamada. Quando você retornar à reunião após a ligação, peça desculpas pela interrupção.
3. Seja educado, mas direto. Ao atender o telefonema, diga seu nome prontamente. É a maneira mais rápida de permitir que a pessoa na outra linha saiba se ela ligou para a pessoa certa. Se você ainda não sabe quem é a pessoa na outra linha, pergunte de maneira amigável também.
4. Tenha sempre uma caneta e um bloco à mão. É sempre prático ter uma caneta e um bloco de notas ou um pedaço de papel à mão sempre que você receber uma ligação. Isso permitirá que você anote notas importantes da conversa. Praticar isso com frequência evitará que você tenha que se atrapalhar em busca de algo para escrever durante a ligação. Certifique-se de notificar a pessoa na outra linha de que você está ouvindo, produzindo algum tipo de resposta como "sim", "uh huh" e "entendo" enquanto faz anotações abaixo.

   

5. Controle a duração da sua conversa. Geralmente, leva um minuto para que o chamador diga seu nome, a empresa que está representando e o propósito da chamada. Às vezes, ele pode divagar sobre coisas não relevantes para você ou sua empresa. Se ele estiver demorando muito, considere pedir diretamente o que ele deseja ou o que você pode fazer por ele. Isso deve ser feito com firmeza, mas com educação. Se a ligação for recebida durante uma reunião ou tarefa importante e você achar que vai demorar um pouco para a pessoa ir direto ao ponto, considere dizer a ela que ligará de volta para cuidar de suas necessidades. Defina um horário específico para o retorno da chamada e verifique se ele está disponível. Não se esqueça de anotar suas informações de contato, caso opte por fazer isso.
6. Seja cortês ao colocar uma pessoa na espera. Se você precisar colocar a pessoa em espera, peça permissão antes de fazê-lo. Outras pessoas podem não ter tempo para esperar e, em vez disso, providenciarão um retorno de chamada.
7. Faça os preparativos se estiver fora do escritório ou indisponível. Se houver momentos em que você estiver fora do escritório ou indisponível, certifique-se de combinar alguém ou algo para atender às suas chamadas. Você pode optar por ter outra pessoa na cobertura do escritório para você enquanto você estiver fora, atendendo as chamadas destinadas a você, ou pode optar por usar uma secretária eletrônica para que qualquer chamador possa simplesmente gravar uma mensagem para você. Isso dará ao chamador uma imagem de que você é profissional e se preocupa com seus clientes ou parceiros de negócios.

Chamadas de negócios são tratadas com o mesmo toque de profissionalismo que caracteriza uma reunião de negócios pessoal. Você deve ser capaz de atender o telefone com rapidez e eficiência para atingir o nível de sucesso que deseja. Esta é toda a filosofia do verdadeiro serviço ao cliente.