Processadores de texto como o Microsoft Word podem ajudá-lo muito a tomar atas de reuniões.
Cada reunião é importante. Mas o mais importante é o resultado da reunião - as resoluções acordadas e as questões que foram resolvidas. No entanto, nenhum deles será oficial sem atas de reunião. É por isso que alguns chefes ficam tão frustrados quando veem minutos incompletos. Tanto quanto possível, as atas devem refletir como a reunião ocorreu, o que as pessoas disseram e sugeriram e como a reunião foi encerrada.
Fazendo atas de reunião imperfeitas
Visto que as pessoas estão propensas a cometer erros, você pode dizer que tem a melhor desculpa para fazer atas de reuniões imperfeitas. Este não deveria ser o caso se você pedisse ajuda - não de outra pessoa, mas do software.
Se você apenas tentou ser criativo, pensará em muitos programas de software que podem ajudá-lo a fazer as atas das reuniões com precisão. Abaixo estão alguns softwares que você pode tentar usar em sua próxima reunião. Com eles, fazer atas de reuniões deve ser fácil e tranquilo.
Processador de palavras. Você pode usar programas de texto puro como o Bloco de notas em substituição a este. Processadores de texto como o Microsoft Word podem ajudá-lo muito a tomar atas de reuniões. Você deve ser rápido ao digitar com esse teclado, no entanto. Com este software, você não precisa se preocupar tanto com a ortografia por causa de seu corretor ortográfico. Até a formatação será fácil, de modo que o envio de cópias das atas de reunião para os participantes será muito fácil.
Gravador de áudio. Você precisa de um dispositivo que possa gravar áudios para usar isso. O microfone interno instalado em seu laptop vai funcionar. Mas usar um microfone feito especialmente para gravar vozes irá capturar áudios de melhor qualidade. Sobre o software, verifique se o seu computador possui um programa de captura de áudio pré-instalado. A maioria das plataformas hoje tem isso. Caso contrário, você pode obter gravadores de áudio gratuitos online.
Com eles, fazer atas de reuniões deve ser fácil e tranquilo.
Com áudios gravados, você pode ouvir facilmente a reunião novamente para verificar alguns pontos que você perdeu ou verificar novamente as atas que você escreveu.
Gravador de video. Uma simples webcam de computador, câmera digital, filmadora ou câmera de vídeo podem ajudar a capturar vídeos durante a reunião. Você pode usar o vídeo capturado como registro adicional da reunião.
Software de minutos de reunião. Existem programas de software disponíveis comercialmente que podem ajudar a facilitar a tomada de atas de reuniões. Vários produtos por aí têm recursos diferentes. É melhor experimentar o software antes de comprar um. Estas aplicações são bastante caras com cerca de 150€ de preço de etiqueta. É aconselhável experimentar o programa primeiro, antes de investir nele.
Peças especiais de software
O que torna esses softwares especiais úteis é que você pode fazer tudo o que precisa em poucos minutos. Pode ajudar na obtenção de minutos, gravando áudios e vídeos, atualizando minutos, arquivando os minutos e distribuindo as notas.
Neste avanço tecnológico acelerado, é importante que você saiba como lidar com as mudanças rápidas. Você pode se acostumar com a maneira tradicional de tomar minutos. Mas quem sabe você descobrirá que usar software é mais rápido, fácil e eficaz do que o processo que estava fazendo.
