Os campos de mesclagem que serão inseridos em seu arquivo do Word devem corresponder aos títulos das colunas em seu arquivo do Excel.
Você pode usar a técnica de mala direta para enviar por e-mail em massa. Isso envolve a criação de um arquivo Excel que servirá como sua fonte de dados e, em seguida, vinculá-lo a um documento do Word onde você fez um rascunho do seu e-mail. Essa técnica funciona apenas para programas de e-mail compatíveis com MAPI (Messaging Application Programming Interface), como o Outlook.
1. Faça uma lista de contatos no MS excel. Digite títulos distintos na primeira linha de cada coluna que definirá o tipo de dados para aquela coluna. As informações de contato (ou qualquer outro tipo de dados) devem ser divididas em unidades mais específicas. Por exemplo, use o título 'Nome' em uma coluna e 'Sobrenome' na próxima. Os endereços devem ter uma coluna para números e nomes de ruas e uma coluna separada para nomes de cidades. Essas etiquetas são importantes, pois serão o ponto de referência ao realizar a mala direta. Os campos de mesclagem que serão inseridos em seu arquivo do Word devem corresponder aos títulos das colunas em seu arquivo do Excel. Depois de concluir a lista, salve o arquivo Excel.
Mala direta
2. Digite seu e-mail no MS Word. Deixe em branco as áreas onde as informações do destinatário irão. Por exemplo, na saudação, basta colocar 'Prezado' ou 'Para:' e deixar o nome em branco. Os nomes dos destinatários serão inseridos automaticamente por meio da mala direta. Faça isso com todas as outras partes de sua carta de e-mail. Digite apenas a mensagem genérica que seus destinatários desejam ler.
A próxima janela solicitará que você escolha uma tabela de seu arquivo Excel.
3. Ative o assistente de mala direta.
Estenda o menu Ferramentas e passe o ponteiro do mouse em 'Cartas e Correspondências'. Na lista de submenus que aparecerá ao lado, clique em Assistente de mala direta. Isso agora o guiará pelas várias etapas da mala direta. Conclua cada etapa e prossiga para a próxima clicando em Avançar.
Título correto / tipo de informação
3,1 Selecione um tipo de documento escolhendo 'Mensagens de e-mail'. 3,2 Selecione um documento inicial escolhendo 'Usar o documento atual'. 3,3 Selecione os destinatários clicando em Browse. A janela Selecionar fonte de dados será aberta. Procure o arquivo Excel com informações de contato que você criou anteriormente, realce-o e clique em Abrir. A próxima janela solicitará que você escolha uma tabela de seu arquivo Excel. Certifique-se de que a planilha onde você digitou as informações de contato esteja destacada e clique em OK. 3,4 Uma vez que você já escreveu sua carta, você pode prosseguir para adicionar os campos de mesclagem. Coloque o cursor no espaço em branco apropriado em seu documento do Word e clique em 'Mais itens' para exibir os cabeçalhos das colunas em seu arquivo do Excel. Selecione o título / tipo de informação correto e clique em Inserir. Faça isso para todas as áreas da carta em que você precisa preencher as informações do destinatário. Os endereços de e-mail devem estar na parte superior do documento.
4. Envie o e-mail. As próximas duas etapas do Assistente de mala direta permitirão que você visualize a mensagem de e-mail e conclua a mesclagem. Nessa última etapa, escolha a opção 'Correio Eletrônico'. Digite algum texto no campo Assunto e clique em OK. O Outlook será iniciado e enviará seu e-mail a todos os destinatários incluídos na lista do Excel.
Aprender esse procedimento pode acelerar muito suas comunicações, sejam elas profissionais ou pessoais. Também lhe dará a oportunidade de maximizar a interfuncionalidade de seus programas do MS Office.
