Se você estiver organizando um concerto, deverá primeiro reservar os artistas, antes de procurar um local.
A coordenação de um evento costuma ser uma grande tarefa. Você precisaria ter o toque mágico para fazer as pessoas trabalharem juntas em sincronia e sincronia. Se você está planejando um casamento, uma pequena festa ou um grande concerto, tudo se resume à sua capacidade de agendar pessoas, prestadores de serviços e fornecedores no tempo mais rápido possível e com o menor custo.
Aqui estão algumas coisas que você precisa cuidar ao coordenar um evento.
Hora e data. A primeira coisa a saber é o quê e quando. Que tipo de evento você coordenará? É uma festa? É uma conferência? Encontre uma hora e uma data em que todas as pessoas envolvidas estejam livres e disponíveis.
Taxa de talento
Pessoas. Conheça com antecedência as pessoas importantes em seu evento. Quem será convidado? Como eles vão chegar lá? Se você estiver organizando um concerto, deverá primeiro reservar os artistas, antes de procurar um local. Se você estiver agendando uma conferência, os principais palestrantes e membros do painel também deverão estar disponíveis durante esse horário e data. Os profissionais geralmente cobram uma taxa de talento ou uma taxa de aparência, então leve isso em consideração ao planejar seu evento.
Local. Então você precisaria encontrar um local para realizar o evento. Certifique-se de que ele é gratuito para uso na data e hora em que você precisar. Dependendo do local, você normalmente teria que reservar com algumas semanas de antecedência (alguns até exigem uma reserva com meses de antecedência, devido à popularidade). Ao reservar um local, você pode ser solicitado a pagar uma taxa de reserva, que geralmente é dedutível ou consumível do preço do local.
Equipe de palco
O importante a lembrar ao coordenar um evento é que deve ser um esforço de equipe.
Fornecedores e provedores. Seja qual for o evento que você está coordenando, você precisará adquirir os serviços de vários fornecedores e prestadores. Casamentos e conferências geralmente requerem um bufê para a recepção ou para as refeições. Muitas vezes, este é também um serviço prestado pelo local, principalmente hotéis. Outros tipos de eventos também precisam de vários outros provedores de serviços. Por exemplo, um concerto exigiria uma equipe de palco e até mesmo músicos de apoio. Uma festa exigiria entretenimento, como um mágico ou músico.
Logística. Durante o evento em si, você precisaria cuidar da logística. Isso inclui segurança, entrada e acomodações e assim por diante. Para conferências, isso inclui a área de recepção, onde as pessoas se inscrevem, recebem seu kit de conferência e outros materiais. Para shows, a equipe de logística deve poder conferir os ingressos e deixar todos entrarem de forma organizada.
Orçamento. Uma grande parte da coordenação de um evento envolve o orçamento. Se o objetivo do seu evento é angariar lucros ou arrecadar fundos, como um concerto ou conferência, você pode pedir aos patrocinadores que façam um boleto para o seu evento em troca de seus materiais de marketing serem exibidos em destaque. Se for uma festa ou casamento, os anfitriões devem ter um orçamento para as refeições, local, entretenimento e outros aspectos do evento em primeiro lugar. Dados os recursos limitados, caberá a você usá-los com sabedoria.
O importante a lembrar ao coordenar um evento é que deve ser um esforço de equipe. Não tente fazer tudo sozinho. Delegue pequenas tarefas a pessoas capazes. Em vez de micro-gerenciamento, olhe para o quadro geral. Lembre-se de monitorar o progresso das diferentes tarefas e marcos, para garantir que tudo esteja dentro do cronograma.
