Você pode ser novo no mundo das compras e contratações e, na primeira vez que seu supervisor solicitar que você prepare uma solicitação de compra, você poderá ter "a aparência de um cervo nos faróis" na cara. Não entrar em pânico. Cada bloco no modelo tem um significado e sua tarefa é descobrir o que é necessário.
A requisição de compra diz ao comprador muitas coisas, quem solicitou o item, o que se deseja comprar, para onde o item está sendo enviado, que tipo de dinheiro está sendo usado para financiar o item, quem autorizou a compra do item (geralmente um supervisor), que em finanças e contabilidade autorizou a disponibilização de dinheiro e quando é o item exigido.
Requisição de compra federal
Se você estiver lidando com uma requisição de compra federal e for do Departamento de Defesa, provavelmente usará um DD3953, este é um formulário de requisição padrão preenchido para compras no Departamento de Defesa.
O formulário conterá um número criado denominado número de solicitação de compra. O número de solicitação de compra indicará qual agência iniciou a ação, onde a agência está localizada, qual divisão dentro da agência solicitou o item, o ano fiscal em que o item foi solicitado e o número sequencial usado por aquela divisão solicitante em particular. Haverá uma data em que o item foi preparado. O bloco a seguir incluirá um código de custo que será usado para o pedido de compra. O bloco a seguir será uma descrição do que está sendo pedido, por exemplo, pode ser necessário pedir teclados para um computador, você terá a marca e o modelo do teclado que você está solicitando, quantos você está solicitando e uma estimativa de quanto vai custar cada um.
Em seguida, você terá que identificar para onde os itens serão enviados e incluir uma data de entrega desejada. Seu pedido de compra será encaminhado por uma cadeia de comando antes de ser finalmente aprovado e encaminhado ao seu departamento de compras. Você assinará como requisitante, seu supervisor imediato assinará autorizando que o item seja necessário, finanças e contabilidade verificarão se os fundos estão disponíveis e podem ser usados e eles assinarão e encaminharão ao departamento de compras para a conclusão de seu pedido. O pedido de compra é um gatilho para que o departamento de compras comece a trabalhar e obtenha os itens de que você precisa.
