Como calcular os impostos sobre os salários para pequenas empresas?

Muitos proprietários de pequenas empresas preferem que suas necessidades de folha de pagamento sejam atendidas por uma fonte externa. Ao contratar um serviço de folha de pagamento para preparar a folha de pagamento e lidar com os impostos sobre a folha de pagamento, os empresários podem focar sua atenção nos aspectos de geração de renda do negócio. Um grande número de empregadores terceirizam suas tarefas de folha de pagamento simplesmente porque não têm certeza de como calcular corretamente os impostos e as deduções dos rendimentos de seus funcionários. As empresas com necessidade de cortar custos muitas vezes descobrem que, concluindo essas tarefas internamente, podem economizar dinheiro.

Todos os anos, o IRS publica a Circular E, The Employers Tax Guide. Esta publicação contém todas as informações de que um empregador precisa para deduzir os valores corretos dos rendimentos de seus empregados, bem como os valores com que o empregador deve contribuir para os impostos sobre a folha de pagamento. Os empregadores que não possuem uma cópia atualizada deste manual podem acessar o site do IRS para baixar a versão mais atual em um arquivo PDF.

Lei de contribuições de seguros federais

Os impostos sobre a folha de pagamento são calculados com base no rendimento bruto de um funcionário. FICA (Federal Insurance Contributions Act) consiste em impostos da Previdência Social e do Medicare. As taxas para esses impostos são anunciadas pelo IRS antes de 1º de janeiro de cada ano. Não se espera que a taxa atual mude no próximo ano. A taxa atual é de 7,65%. Esse valor deve ser retido dos ganhos do funcionário e compensado pelo empregador. Esse percentual consiste em 6,2% para a Previdência Social e 1,45% para o Medicare. Para calcular essa parcela dos impostos sobre a folha de pagamento, multiplique o rendimento bruto do funcionário por 7,65% e deduza esse valor. O imposto de segurança social é retido sobre os primeiros 79700€ do rendimento bruto. Este valor está sujeito a alterações a cada ano. Consulte a Circular E para obter as taxas corretas a cada ano.

O imposto de renda federal também deve ser retido na fonte dos rendimentos brutos dos funcionários. O valor retido é baseado nas informações fornecidas pelo funcionário no formulário W-4. Usando as informações fornecidas pelo funcionário, consulte a publicação Circular E do IRS para determinar o valor correto de retenção do Imposto de Renda Federal. É possível que o valor retido na fonte seja zero. Este valor também é subtraído dos ganhos brutos. Muitos estados têm Imposto de Renda Estadual além dos impostos mencionados acima. Essas taxas variam de estado para estado e devem ser retidas de acordo com a lei estadual. O imposto de renda retido na fonte estadual é deduzido dos rendimentos brutos do salário de um funcionário e enviado diretamente ao estado em que você está fazendo negócios.

Enviar semestral de impostos sobre a folha de pagamento

Dependendo do tamanho e do tipo de sua pequena empresa, o IRS pode exigir que você envie impostos sobre a folha de pagamento semestrais, mensais, trimestrais ou anuais. O IRS determina a frequência com base no valor em dólares e outros fatores contribuintes. Você será notificado pelo IRS sobre seus requisitos de arquivamento. O arquivamento trimestral é mais comum e requer o uso do formulário 941 do IRS. Esse formulário é usado para calcular o valor dos impostos sobre a folha de pagamento devidos no trimestre anterior. Os impostos sobre a folha de pagamento podem ser pagos em muitas agências bancárias locais usando um livro de pagamento fornecido pelo IRS. Esses impostos também podem ser pagos online usando o sistema de pagamento EFTPS. Entre em contato com o IRS para inscrição na opção de pagamento online.

Além do FICA e da retenção federal, os empregadores também devem pagar impostos sobre o desemprego. FUTA (Lei Federal do Imposto sobre Desemprego) e SUTA (Lei Estadual do Imposto sobre Desemprego) são impostos pagos exclusivamente pelo empregador, não sendo retidos valores dos contracheques dos funcionários. O FUTA e o SUTA são pagos trimestralmente. O FUTA é pago ao IRS da mesma forma que o FICA e a retenção federal, enquanto o SUTA é pago diretamente ao estado em que você faz negócios. A taxa FUTA atual é de 0,8% sobre os primeiros 5220€ de remuneração de cada funcionário. Esta taxa está sujeita a alterações antes de 1º de janeiro de cada ano e será anunciada pelo IRS. Essas informações estão localizadas na publicação do IRS, Circular E. As taxas de SUTA variam em cada estado. Ao solicitar uma conta SUTA com seu estado, você receberá uma taxa de imposto junto com os rendimentos tributáveis máximos. No final de cada trimestre, você receberá formulários que permitem calcular o valor do imposto sobre a folha de pagamento devido para cada tipo de imposto de desemprego.