O primeiro passo na escolha do seu livro de recibos vai depender de várias coisas. O tipo de negócio e a estrutura do negócio serão importantes. Dependerá também do sistema de contabilidade que você está usando.
Para um simples negócio de vendas, um livreto de tamanho pequeno com apenas uma cópia carbono pode ser suficiente. O cliente obtém uma cópia e você deixa a outra no livro como um registro permanente.
Mostra de artesanato
Esse tipo de livro também seria suficiente para feiras de artesanato e feiras de pulgas, quando o cliente exige o recibo de compra. Eles são usados sempre que uma venda é feita a um cliente e você ou o cliente precisam ter um registro por escrito.
Para empresas maiores, pode ser necessário um livro de faturas maior. Um livro com várias cópias carbono pode ser necessário. Por exemplo, uma cópia para o seu departamento, outra cópia para o departamento de expedição e uma cópia para o cliente. O departamento de contabilidade também pode exigir uma cópia.
Faturas e recibos também devem ser mantidos para relatórios de impostos sobre vendas.
A maioria das empresas agora usa software de computador para imprimir todos os recibos necessários. Mas pode não ser prático esperar usar um computador ou laptop em todas as transações.
Portanto, a etapa número um é decidir quantas cópias da fatura você precisará.
Informação de negócios
A próxima etapa seria decidir se você deseja ter um livro de recibos pré-impresso com as informações da sua empresa ou se deseja usar um carimbo de borracha. Determinar isso pode depender de você querer ou não ter que pagar para tê-lo pré-impresso, pois pode ser bastante caro.
Em qualquer situação em que você dê ao cliente um recibo de fatura, você deseja ter seus dados comerciais no recibo, para que o cliente possa contatá-lo para pedidos futuros ou em caso de erro ou envio incorreto.
Um livro de faturas pode ser adquirido em vários tamanhos. Decida se você precisará de um livro que caiba em sua pasta ou bolsa, ou se um livro maior, mantido em sua mesa ou balcão, será suficiente.
Procurando freneticamente
Os recebimentos devem ser sempre numerados em sequência. Esse número geralmente é pré-impresso. Ao comprar o livro de recibos, dê uma olhada rápida nos números e certifique-se de que nenhum número foi pulado, da mesma forma que você faz quando recebe novos cheques para sua conta bancária. Você não quer ficar procurando freneticamente por um determinado recibo quando, para começo de conversa, ele não estava lá.
Nunca perca a chance de colocar as informações, mensagem ou logotipo de sua empresa na frente de clientes em potencial. Imprima-o em seus recibos de venda, seus envelopes e seu papel de carta.
