Como escrever um memorando de estratégia de comunicação?

O memorando de estratégia de comunicação é basicamente escrito pelo gerente da empresa ou outros supervisores de níveis superiores. O objetivo principal é propagar uma nova estratégia de comunicação ou potencializar uma estratégia que já existe, mas ainda não foi posta em prática.

Escrito de forma concisa

Os memorandos escritos de forma concisa tornam mais fácil para o destinatário assimilar a mensagem e o conteúdo assim que o receber e ler. Pelo contrário, os memorandos de comunicação mais longos são normalmente retidos para o momento em que o leitor não está ocupado.

Estas são as instruções que você deve seguir ao escrever um método de estratégia de comunicação eficaz.

• Ao construir as primeiras frases ou o primeiro parágrafo de seu memorando de estratégia de comunicação, você deve explicar o motivo ou o propósito de escrevê-lo. O memorando incentivará os funcionários a serem mais responsivos se entenderem os motivos sinceros de sua divulgação. A principal razão para escrever essas cartas, conforme declarado acima, é quando os funcionários têm negligenciado a política existente da empresa e isso está afetando de alguma forma a qualidade do trabalho e o desempenho dos funcionários. Outro motivo para escrever um memorando de estratégia de comunicação é quando ocorre um incidente. Se esta for a causa, explique resumidamente o que aconteceu e quais são as medidas tomadas para resolver o problema.
• A próxima parte de seu memorando de estratégia de comunicação é revisar as consequências do problema. Explique as possíveis complicações da falha dos funcionários em cumprir as políticas da empresa e as ramificações do incidente. Escreva-os de maneira sensata e em termos compreensíveis que possam ser facilmente apreendidos. Esta parte do memorando servirá como uma racionalização e explicação para mais ações e mudanças na estratégia de comunicação.
• Em seguida, crie um plano estratégico. Escreva as ações específicas que você deseja que seus funcionários realizem. Escreva-os passo a passo para que possam ser facilmente compreendidos e sejam fáceis de seguir pelos funcionários. Apresente-os como um conjunto de novas diretrizes da empresa que todos devem cumprir, se necessário. É obrigatório usar palavras compreensíveis e termos leigos ao escrever um memorando de estratégia de comunicação para que a mensagem seja declarada claramente e não seja necessário fazer perguntas.
• Também é importante escrever alguns efeitos adicionais que podem ocorrer. Depois de escrever as três primeiras etapas, os leitores devem ter entendido claramente a mensagem de seu memorando. A próxima parte é fornecer algumas discussões sobre outros possíveis efeitos da situação. Adicione algumas informações essenciais que os funcionários devem saber e enfatize a relevância de respeitar a nova estratégia de comunicação.
• Você deve escrever várias versões de seu memorando de estratégia de comunicação para os diferentes departamentos de sua empresa. Você deve endereçar cada memorando para o departamento específico com o qual está se comunicando. Isso pode ajudar a aumentar as possibilidades de conformidade positiva dos funcionários com o memorando.

O objetivo de redigir esses memorandos é divulgar as informações aos funcionários da empresa. É comumente escrito após uma mudança na política da empresa ou após um incidente. Portanto, como regra geral, fique atento, seja conciso e esteja ciente do fato de que um memorando é um registro permanente de seus pensamentos.