Como estabelecer procedimentos padrão de escritório?

Toda boa empresa precisa de um conjunto funcional de procedimentos padrão de escritório se almeja reunir uma equipe de trabalho motivada e eficiente. É o segredo de empresas de sucesso e, portanto, deve ser a principal preocupação de todos aqueles que estão começando um negócio.

Políticas gerais de escritório

Escrever procedimentos é mais fácil quando o objetivo que você deseja alcançar está claro em sua mente. Construa as etapas de forma que elas se projetem para os resultados que você deseja alcançar. A dica mais básica para criar um excelente manual de escritório é ter um conjunto de regras e diretrizes claras e fáceis de seguir, que todos possam seguir. As políticas gerais do escritório são meticulosamente e profissionalmente projetadas para evitar que problemas aconteçam. Aqui está o que você precisa fazer:

1. Chuva de ideias. Muitas vezes as pessoas ignoram esse estágio porque ele leva muito tempo. Algum risco de liderar uma força de trabalho precária e instável porque o plano surgiu do nada. Um plano realista e bem pensado provará trazer resultados mais produtivos de uma vez. Portanto, primeiro reúna os principais participantes da empresa e faça com que as ideias fluam. É uma coisa responsável ver uma situação em vários pontos de vista diferentes. Dessa forma, todos os problemas percebidos de todos os lados possíveis serão cuidadosamente considerados e receberão as soluções adequadas. Tenha seu objetivo claro em mente e trabalhem juntos para isso.
2. Escreva o primeiro rascunho. Este plano grosseiro, embora preliminar, servirá como base para fundamentar seus testes de procedimento. Você deseja que as modificações futuras sejam mínimas porque esta já deve estar perto da perfeição.
3. Primeiro teste. Os procedimentos de pessoal e estoque precisam ser testados em campo. Isso permite que você estude o mecanismo em ação e seja capaz de identificar os pontos fortes e fracos do plano de trabalho. Forneça a cada um de seus funcionários uma cópia do primeiro rascunho e peça que expressem suas próprias ideias também. Pergunte se eles experimentaram alguma dificuldade e, se houver, qual a melhor forma de lidar com ela. Uma relação de trabalho saudável mantém todos motivados, porque eles sentem que também desempenham um papel importante na realização dos objetivos da empresa.
4. Toque em recursos externos. Contrate um especialista ou consultor como seu conselheiro. É uma boa ideia ter um membro não pertencente à empresa participando do processo de desenvolvimento e teste. O ponto de vista de alguém de fora será útil para encontrar novas idéias e maneiras de resolver problemas e fazer revisões de maneira mais criativa.
5. Integração. Agora você está pronto para escrever o rascunho final. Reveja atentamente as sugestões fornecidas com base nos testes que foram feitos. Certifique-se de que as sugestões com mais mérito sejam incorporadas ao plano revisado. Os procedimentos de escritório concluídos podem ser ilustrados em vários formatos, dependendo de seu nível de complexidade. Uma maneira é listar as etapas simplificadas; outra é colocar as etapas em um arranjo hierárquico, como em um fluxograma vertical, ou na forma gráfica. Seja curto e simples, mas certifique-se de que a ideia seja clara como cristal.
6. Publique e pratique. Convoque uma reunião e discuta os procedimentos de escritório padrão estabelecidos com todos. Certifique-se de que todos os pontos sejam bem explicados e compreendidos. Divirta-se com as perguntas. Isso aumentará as probabilidades de ser seguido religiosamente.
7. Por último, mantenha o controle. Como gerente, você deve monitorar o progresso. Isso é para garantir que os padrões ainda estejam estritamente em ordem. Procure quaisquer desvios dos objetivos, revise quaisquer erros de cálculo.

A empresa precisa fazer o corte mantendo a qualidade e a competência em meio às crescentes e mutáveis demandas de trabalho. Boa sorte!