Como fazer o orçamento de um evento de arrecadação de fundos?

O orçamento é um aspecto integrante de um evento de arrecadação de fundos e o ajudará a organizar suas finanças. Dessa forma, você terá mais sucesso em levantar os fundos tão necessários. Isso o ajudará a evitar custos desnecessários e garantirá que os fundos arrecadados mais do que compensarão suas despesas. Isso envolve planejar e usar os recursos com sabedoria.

Planeje o itinerário do seu evento de arrecadação de fundos.

Atendimento esperado

Faça um cronograma definido e finalize o local do seu evento e a frequência esperada. Isso será importante, especialmente se houver refeições envolvidas, pois você sabe exatamente quanto o local irá cobrar de você. As despesas adicionais incluirão gorjetas, corkage e outras logísticas, como mesas e cadeiras para o local. Você deve saber o número exato de pessoas que comparecerão, para saber quanto você pode orçar para cada pessoa.

Faça uma lista de seus incidentes.

Determine com antecedência todos os materiais necessários para o evento de arrecadação de fundos. Isso inclui prêmios, decoração e lanches. Se o seu evento de arrecadação de fundos envolver um concurso, você já deve fazer um orçamento para o custo dos prêmios. Caso contrário, você pode pedir a patrocinadores para doar prêmios ou presentes.

Faça um esboço de suas necessidades de publicidade.

Certifique-se de ter muita publicidade antes do evento. Certifique-se de que isso inclui folhetos, correspondências e publicidade. Isso envolverá algum custo, especialmente se você pretende anunciar na mídia, como TV ou jornais. Para economizar dinheiro, você pode tentar convidar em programas de rádio ou TV relevantes. Ou você pode enviar ingressos grátis para celebridades. Se eles puderem falar sobre o seu evento, mais pessoas ficarão interessadas.

Programação de serviço público

Você também pode fazer uso da programação de serviço público e serviços de rádio, TV e jornais importantes. Envie representantes para esses programas para promover e explicar os detalhes do evento de arrecadação de fundos. Isso pode ajudá-lo a receber doações de empresas locais em sua área. Alguns podem não estar dispostos a dar dinheiro, mas você pode aproveitar outros serviços que eles podem estar dispostos a doar, como cupons de desconto, alimentos, equipamentos e outros.

Aborde os proprietários de estabelecimentos comerciais na sua área que estejam dispostos a ajudar. Você também pode solicitar fundos de pessoas físicas. Entre em contato com proprietários de empresas e negócios que queiram ajudar. Envie suas cartas de solicitação aos diretores das empresas explicando a natureza do seu evento de arrecadação de fundos. Faça ligações para acompanhamento. Faça com que eles comprometam suas doações com antecedência. Você pode incluir uma folha de resposta em suas cartas ou e-mails, a ser assinada pelo chefe da empresa, confirmando seu desejo de desembolsar a quantia exata ou doações de bens e serviços que estão chegando.

Incluindo vendas de ingressos projetadas

Determine seu orçamento.

Some suas fontes de receita, incluindo vendas projetadas de ingressos, promessas e doações em espécie. A partir disso, você pode determinar a quantidade de dinheiro, bens e serviços que pode usar em seu orçamento. Evite gastar mais dinheiro do que a quantia que você espera ganhar. Reduza as despesas tanto quanto possível. Use brindes enquanto pode.

Ter um bom plano de arrecadação de fundos o ajudará a ter sucesso em seu evento de arrecadação de fundos. Siga seu plano e fique dentro do orçamento. Além disso, evite gastar muito com despesas ocasionais. Ter uma lista atualizada de despesas para despesas ocasionais ajudará você a manter o controle das despesas projetadas, de modo que possa evitar ultrapassar os limites dos fundos esperados.

Lembre-se de que quanto mais dinheiro você reter do seu evento de arrecadação de fundos, melhor. Portanto, você deve estar ciente de seus gastos para maximizar seu dinheiro.