Todos os órgãos estaduais e federais exigem o preenchimento de formulários corporativos devidamente preenchidos em tempo hábil. A não apresentação de formulários precisos no prazo resultará em multas substanciais e, em alguns casos, na dissolução da empresa.
Assim que os formulários organizacionais iniciais forem apresentados ao órgão estadual apropriado encarregado da regulamentação das corporações, as atualizações anuais ou semestrais também deverão ser apresentadas. Além disso, quando houver uma mudança significativa na gestão corporativa ou na estrutura, as notificações dessas mudanças devem ser arquivadas.
Codigo comercial uniforme
Pode ser um desafio determinar o que precisa ser arquivado e quando deve ser. Cada estado promulgou seu próprio conjunto de regulamentos para esse processo. Muitos adotaram variações do código comercial uniforme. O grau em que os estados adotaram esse código varia de ignorar o código à adoção literal de seções inteiras. Os diretores corporativos fariam bem em se familiarizar com o que seus órgãos estaduais e federais, particularmente a Comissão de Valores Mobiliários, exigem e quando esses depósitos são devidos.
Cada estado e a Securities and Exchange Commission fornecem listas, disponíveis por correio ou online, dos registros exigidos com base no tipo de entidade corporativa. Esses pacotes de documentos vêm com instruções de arquivamento. Alguns estados têm até formulários para download ou preenchimento online e permitem o envio eletrônico. Esteja ciente, porém, de que certos formulários do Código Comercial Uniforme adotados pelos estados não estão disponíveis online. Eles podem ser comprados em branco em uma papelaria de advogado ou em lojas de materiais de escritório.
Empresas de arquivamento anunciadas online
Além disso, existem empresas de arquivamento anunciadas online que venderão pacotes de formulários preenchíveis ou em branco. Por taxas adicionais, alguns oferecem um serviço de arquivamento para arquivar documentos corporativos em nome de uma entidade comercial nos níveis estadual e federal.
É uma boa prática corporativa visitar os sites das agências federais e estaduais que supervisionam os arquivamentos corporativos. Fique de olho nos links dos vários formulários listados no site. Se parecer que é um arquivamento necessário, clique nele. Pergunte. Estender a mão para estabelecer comunicação com os reguladores renderá dividendos em algum momento no futuro. Esses sites fornecem ferramentas valiosas e material educacional que vale a pena ler.
Verifique trimestralmente para determinar se um depósito corporativo é devido. Se houver uma grande mudança na composição de dirigentes ou pessoal-chave, é mais provável que seja necessário um arquivamento. Mudanças importantes na estrutura de capital também exigem arquivamentos.
