Como Manter o Cadastro de Pessoal dos Empregados sem Violar as Leis Trabalhistas e Trabalhistas?

Manter arquivos de pessoal organizados é importante para todas as empresas. As leis federais e estaduais não apenas exigem que as empresas mantenham o controle de certos registros, mas a manutenção adequada de arquivos também permitirá que a empresa avalie melhor o desempenho do funcionário. Também pode ser um fator de proteção ao empregador contra a responsabilidade por disputas legais. Aqui está uma introdução sobre como os empregadores podem manter arquivos pessoais de acordo com as leis trabalhistas e de emprego.

• Mantenha dois arquivos para cada funcionário - registros de pessoal e outros registros. Rotule cada pasta com o nome do funcionário (sobrenome, nome, inicial do meio). Na pasta de registros de pessoal, coloque todos os documentos relativos à descrição do trabalho do funcionário específico, folhas de avaliação de desempenho, contrato de benefícios do funcionário, relatórios de ações disciplinares e registros de frequência. Será útil se você usar guias para cada tipo de registro. Coloque todas as pastas de arquivos pessoais de seus funcionários em um local seguro, organizadas em uma pasta alfabética.
• Arquive registros médicos e formulários de seguro separadamente. Coloque as pastas de registros médicos e de seguro em locais de armazenamento separados, longe dos arquivos pessoais. Os registros médicos devem incluir resultados de exames físicos, restrições de trabalho prescritas por médicos, licença médica, pedidos de indenização, bem como registros de testes de drogas e álcool. ADA ou europeus com deficiência têm regras estritas para manter tais registros confidenciais. Os empregadores cobertos pela ADA devem providenciar uma área de armazenamento segura com acesso limitado.

  

• Mantenha todos os i-9s em uma pasta e prontos para inspeção. Preencha este formulário de Verificação de Elegibilidade de Emprego para todos os seus funcionários que foram autorizados pelos Serviços de Cidadania e Imigração da Europa para trabalhar na Europa. Como o governo pode solicitar a inspeção desses registros, proteja a privacidade de seus outros arquivos colocando todos os formulários I-9 em uma pasta separada.
• Crie uma política escrita para armazenamento, acesso e disseminação de informações sobre privacidade de documentos. Para evitar disputas, irregularidades na manutenção de registros e facilitar o treinamento, os procedimentos da empresa para manter os registros de todos os funcionários devem ser anotados. Deve indicar claramente quem tem acesso a arquivos específicos. Deve designar um departamento ou indivíduo para lidar e manter todos os registros de emprego. Certifique-se de que a parte designada seja bem treinada nas leis estaduais e federais relacionadas ao gerenciamento de arquivos de funcionários. Os empregadores que oferecem planos de saúde também são obrigados a cumprir as restrições da Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde. Além de designar pessoas da equipe para gerenciar registros e criar políticas para manter essas informações confidenciais, a HIPAA também exige que os empregadores criem maneiras de informar seus funcionários sobre seus direitos de privacidade.

Depois de configurar um bom sistema de arquivamento, manter os arquivos pessoais dos funcionários não será mais uma tarefa tediosa. É aconselhável revisar e verificar periodicamente esses registros para eliminar informações errôneas, irrelevantes ou desatualizadas. Como as leis variam de estado para estado, será útil manter uma cópia das leis estaduais relativas à manutenção de arquivos no local onde você armazena todos os seus registros.