Como planejar e organizar o trabalho de uma equipe?

O trabalho de uma equipe só pode ser tão bom quanto o elo mais fraco da cadeia. É por isso que em qualquer atividade, um bom planejamento e a participação adequada de cada membro são necessários para garantir o sucesso. Em um mundo imperfeito, nada está fadado a ser perfeito, mas com bom planejamento e trabalho em equipe, um grupo pode realizar grandes feitos.

Aqui estão algumas dicas para planejar e organizar as atividades de sua equipe.

• Selecione um bom líder. Um líder não precisa saber tudo e fazer tudo. A característica mais importante de um líder é conhecer os pontos fortes e fracos de cada membro de uma equipe e usar os pontos fortes em benefício do grupo.
• Liste tarefas e marcos. Antes de iniciar uma atividade, certifique-se de planejar os detalhes. Isso inclui cada pequena tarefa e marcos maiores. Liste-os e certifique-se de que cada pessoa tenha uma lista das tarefas que o grupo deve realizar. O líder deve ser capaz de ter uma boa perspectiva geral, para que saiba se precisa atribuir certas tarefas específicas a alguma pessoa em particular.
• Atribua tarefas específicas. Uma vez identificadas as tarefas, o líder deve ser capaz de delegá-las de acordo com as habilidades e aptidões de cada membro. As tarefas podem não ser necessariamente distribuídas igualmente, mas de forma equitativa, com cada pessoa fazendo o que pode fazer melhor.
• Continue se comunicando. Outra grande responsabilidade do líder é saber o que está acontecendo e onde, a qualquer momento. Ele deve ser capaz de falar com todos, ou pelo menos apontar pessoas de cada subgrupo, se o grupo for grande. Cada membro também deve se comunicar com os outros, especialmente quando precisar de ajuda em uma tarefa específica.
• Use aplicativos colaborativos. Isso é especialmente útil se você estiver formando um grupo formado principalmente por pessoas on-line. Você pode usar software colaborativo como wikis, planilhas online, listas de tarefas online e aplicativos de mensagens instantâneas para colaborar online. As ferramentas de colaboração offline incluem planejadores de projetos, listas de tarefas e listas de atribuições. O denominador comum aqui é que você é capaz de usar todos os recursos disponíveis para se comunicar adequadamente e fazer as coisas.
• Estabeleça metas e estabeleça-as antes do prazo. Aceite ajustes, atrasos e outros eventos imprevisíveis que possam causar problemas no curso da atividade. É uma boa ideia planejar a conclusão de uma atividade com pelo menos 20% de antecedência, para que você tenha um bom subsídio para trabalhar, caso um indivíduo ou subgrupo não consiga entregar os resultados dentro do prazo.
• Tenha um plano de backup. Afinal, não vivemos em um lugar perfeito. Portanto, algo está fadado a dar errado, quer você deixe ou não. Portanto, é uma boa ideia ter um plano de backup, caso algo dê errado. Tenha meios e metodologias alternativas para chegar ao seu objetivo.

Uma grande parte do planejamento e da organização é a comunicação. Um grupo também deve estar pronto para qualquer ocorrência, seja ela esperada ou inesperada. Portanto, você deve ter um plano de ação definido, mas também estar preparado para se desviar dele, quando necessário, mas ainda assim chegar ao mesmo resultado final.