Como Estruturar a Gestão da Sua Organização de Voluntariado?

Lidar com uma organização voluntária não é uma tarefa fácil. Por um lado, seus membros são apenas voluntários - ou seja, eles podem decidir sair a qualquer momento e, se ficarem por muito tempo, as horas que passam em sua organização são provavelmente seus únicos tempos livres. Se você dirige uma organização voluntária e deseja estruturar sua gestão com eficácia, aqui estão algumas dicas para você.

1. Lembre-se de quais são os objetivos da sua organização. Na maioria das vezes, as organizações voluntárias estão vinculadas a uma crença, valores ou defesa específicos. É exatamente por isso que você tem voluntários - porque eles acreditam no que você acredita. Não é um tipo de negócio no qual você pode indicar às pessoas a direção que deseja que elas sigam porque estão sendo pagas. Manter esses valores e metas é essencial para determinar a estrutura de sua gestão. Por exemplo, o presidente, o presidente eleito, o ex-presidente e o tesoureiro são partes integrantes da sua equipe administrativa. No entanto, dependendo de seus objetivos, você pode ter secretários ou vice-presidentes para gabinetes que lidam com serviços comunitários específicos, assuntos internos, etc.
2. Planeje as funções de que você precisa. As funções que você define para sua organização devem seguir os objetivos de sua organização. Cada posição deve ter um papel na promoção dos interesses de sua organização para garantir que seus membros sejam continuamente motivados a promover os valores que você promove. Uma vez que você tenha as funções necessárias, as descrições de trabalho de cada uma devem ser explicitamente declaradas e facilmente compreendidas. Essas descrições de trabalho incluem mas não estão limitados a: cargo, subordinado, mandato ou cargo e normas para reeleição ou renomeação, função geral a ser desempenhada, deveres, responsabilidades e tipo de serviço exigido (relatórios, reuniões, etc), estimativa realista de quanto tempo essa função é necessária a cada mês e qualificações e treinamentos de trabalho necessários. A maneira adequada de lidar com qualquer tipo de mudança na organização também deve ser bem planejada, incluindo os responsáveis pela aprovação e implementação dessas mudanças.

   

3. Determine se você precisa que os dirigentes sejam eleitos ou nomeados. Ter eleitos diretores parece ser o mais benéfico dos dois, pois você tem a certeza de que ele / ela tem o apoio e o apoio dos demais membros. No entanto, um dirigente nomeado reduz o tempo gasto em votações e nomeações, e também facilita as substituições em casos de renúncia. Esses dois devem ser cuidadosamente avaliados e deliberados antes que as instruções de voto sejam incorporadas aos estatutos da organização. No entanto, independentemente de seus dirigentes serem eleitos ou nomeados, eles precisam ter e transmitir as habilidades de liderança necessárias para administrar a organização com eficácia.
4. Forme um comitê. Especialmente se sua organização for enorme, é melhor ter comitês para áreas específicas das operações para garantir que as metas e os objetivos sejam cumpridos. Por meio de comitês, o restante do corpo de voluntários é incentivado a se envolver em tarefas específicas nas quais eles estão mais interessados. Também é útil para atribuir tarefas a um grande número de pessoas, ao invés de apenas algumas. Por fim, os comitês auxiliam a gestão na identificação de possíveis dirigentes e líderes com base em sua atuação em seus respectivos comitês. É claro que, como uma organização normal, as pessoas envolvidas devem ser profissionais o tempo todo.

Como as organizações de voluntários prosperam na dedicação de seus voluntários, é melhor que suas equipes de gestão sejam devidamente estruturadas de antemão. Isso garante que os esforços sejam feitos continuamente, não apenas para promover os objetivos e visões da organização, mas também para recrutar mais membros e manter os membros existentes motivados.