Arquivamento de e-mail: gerenciamento de armazenamento de e-mail

Se você usa o Outlook Express, Eudora ou um dos outros programas de e-mail principais que baixam seu e-mail direto para o disco rígido do computador, pode estar curioso para saber como arquivar suas mensagens de e-mail. Ou você pode estar se perguntando: "Como copio uma mensagem de e-mail em um CD ou DVD?" Bem, estamos prestes a cobrir isso e muito mais, enquanto discutimos o gerenciamento de armazenamento de e-mail.

Para aqueles de vocês que não estão familiarizados com arquivamento de e - mail, ao arquivar seu e-mail, você salva cópias das mensagens que deseja manter, colocando-as em um local seguro que não está localizado em seu e-mail. As mensagens são movidas da caixa de entrada geral ou da área de pastas do seu programa de e-mail. Eles são colocados em um CD, unidade de disquete ou em outra área do disco rígido. Você decide onde arquivar seus e-mails. Mas considere configurar seu plano de gerenciamento de e-mail antes de começar a salvar mensagens de forma desordenada.

Para obter os melhores resultados, você deve salvar seus e-mails em um CD e também em seu disco rígido. Dessa forma, se algo acontecer com seu disco rígido, você ainda terá suas mensagens arquivadas no disco para quando precisar delas. As etapas a seguir garantirão que você saiba como arquivar seus e-mails corretamente, onde quer que decida armazená-los.

1. Comece escolhendo os e-mails que deseja arquivar. Leia seu e-mail e determine quais e-mails você deseja manter e quais não precisa. Neste ponto, você pode remover todos os e-mails desnecessários e deixar suas mensagens prontas para serem arquivadas.
2. Quando estiver pronto para arquivar, vá para a área de trabalho e clique com o botão direito do mouse no plano de fundo. Escolha a opção "novo" e clique em "pasta" para criar uma nova pasta. Você usará esta pasta para gravar as mensagens em um CD, onde serão arquivadas para uso posterior.
3. Neste ponto, se o seu programa de e-mail não estiver aberto, você deve abri-lo. Diminua o tamanho do seu navegador, para que você possa manter o e-mail aberto e ainda ser capaz de ver a nova pasta que você criou (na sua área de trabalho). Vá para os e-mails que decidiu arquivar e selecione-os (normalmente, você pode fazer isso marcando uma caixa ao lado do e-mail).
4. Depois de selecionar todos os e-mails que deseja arquivar, vá para "ferramentas", que está localizado na parte superior da janela do navegador, e selecione "marcar para offline" ou uma opção equivalente.

   Depois de fazer isso, você será solicitado a baixá-los agora ou mais tarde. Se você não estiver pronto para baixá-los agora, pode optar por baixá-los mais tarde, mas não poderá passar para a próxima etapa se não tiver feito isso.

   Quando estiver pronto para baixar os e-mails, clique no botão "enviar / receber" para permitir o download das mensagens selecionadas. Você deve baixar esses e-mails antes de prosseguir para a etapa 5.

5. Agora você vai arrastar os e-mails selecionados que você baixou da pasta da caixa de entrada e soltá-los na nova pasta que você criou. Isso cria cópias de todos os seus e-mails em seu disco rígido. Na maioria dos programas de e-mail, quando você move e-mails da caixa de entrada dessa forma, ele os marca automaticamente para exclusão. Claro, isso realmente não importa porque você terá várias cópias.
6. Agora que os e-mails foram copiados para a pasta da área de trabalho que você criou, você pode gravar a pasta em um CD. Isso deve ser tão fácil quanto ir para o topo da pasta e clicar na opção "gravar em CD" depois de carregar um disco vazio na unidade de CD.
7. Se você deixar a pasta em seu sistema, terá duas cópias. Uma cópia estará localizada no disco que você acabou de gravar e a outra estará localizada no disco rígido, na pasta onde você colocou as mensagens.

Agora que você sabe como funciona o arquivamento de e-mail, não tenha medo de verificar algumas outras soluções de arquivamento de e-mail.