Como escolher as melhores soluções de arquivamento de e-mail?

Correio eletrônico ou e-mails têm muito tempo foi a substituição do correio tradicional tradicional em termos de comunicação. As vantagens do e-mail são inúmeras; um motivo pelo qual ele é usado para fins pessoais e comerciais. Como a natureza desses dados é eletrônica, é realmente difícil armazená-los, especialmente se houver um grande volume acumulado ao longo dos anos. A solução da qual muitas organizações empresariais dependem é o arquivamento de e-mails.

Basicamente, o arquivamento de emails é uma solução que armazena todos os emails recebidos e enviados para a empresa. Isso é necessário para atender à política de conformidade de e - mail em termos de comunicação e armazenamento.

Sistema de tanque de armazenamento virtual

Uma vez que este arquivamento usa um sistema de tanque de armazenamento virtual, esta abordagem é considerada útil em termos de:

• Armazenamento ilimitado. A capacidade ilimitada de armazenamento de caixa de correio fornecida por soluções de arquivamento de e-mail ajuda as empresas que recebem um grande volume de e-mails. Não há necessidade de excluir e-mails antigos, mas ainda há espaço para mais, ajudando assim a cumprir a política de retenção de e-mail.
• Acesso fácil ao e-mail. O protocolo de arquivamento de documentos que é seguido por este programa permite que as organizações encontrem e-mails antigos quando necessário. Uma política de e-mail de manter registros de documentos por um determinado período de tempo está sendo alcançada.
• Maior desempenho do servidor. O fato de o arquivamento de documentos usar um dispositivo virtual em vez do próprio servidor de e-mail da empresa faz a diferença. Ao não inundar o armazenamento do servidor de e-mail, o desempenho e a eficiência do sistema são mantidos no seu melhor.

Quais são as melhores soluções de arquivamento de e-mail?

Na verdade, existem dois tipos de soluções de arquivamento de documentos, ambas com os mesmos resultados finais, é claro. No entanto, a melhor solução depende do que é exigido por uma empresa. Aqui está uma breve descrição dos dois:

• Arquivamento de e-mail registrado. As tarefas de arquivamento de e-mail geralmente são feitas pelo departamento de TI da empresa. Eles usam principalmente um software de um provedor de arquivo de e-mail para ajudar no armazenamento dos e-mails.
• Arquivamento de e-mail hospedado. Nesse sistema, as tarefas de enviar e-mail ou trocar arquivo são repassadas para uma empresa de arquivamento de e - mail, e não para o departamento de TI. Uma coisa boa sobre esse sistema é que o departamento de TI pode ter mais tempo para realizar outras tarefas na empresa.

Solução de arquivamento de e-mail

A questão agora é: como você pode saber qual é a melhor solução de arquivamento de e-mail para sua empresa. Os principais determinantes dessa decisão são o departamento de TI, o orçamento e a quantidade de e-mails que circulam na empresa.

Se você tiver um pequeno departamento de TI com uma grande quantidade de emails entrando para serem armazenados em um arquivo de troca, é melhor investir no arquivamento de emails hospedado. Por outro lado, se você tiver um grande departamento de TI, sem orçamento para arquivamento externo, o arquivamento de e-mail em diário não é uma escolha ruim.

No final das contas, não importa o tipo que você escolha para sua empresa, o mais importante é que você atinja todos os objetivos ao lidar com todos aqueles e-mails. Seja para a política de conformidade de e-mail ou para fins de gravação, ambos podem ser obtidos com a solução de arquivamento de e-mail que você escolher.