Como decidir quando usar planilhas e pastas de trabalho no Excel?

Planilhas e pastas de trabalho: são consideradas jargão jumbo para alguém que não está familiarizado com o Microsoft Excel. Para tornar as coisas mais claras para todos vocês que consideram esses termos confusos. Uma planilha é uma planilha real e geralmente é encontrada em uma pasta de trabalho que contém várias planilhas. Com esta explicação simples você já pode determinar como usá-lo corretamente? Bem, isso é certo e errado. O que você deseja fazer é aprender como e quando usar planilhas e pastas de trabalho. Aqui estão algumas coisas que você vai querer saber sobre isso.

• Fichas de trabalho. Quando você abre uma nova planilha ou quando o Excel é iniciado com uma nova planilha exibida, esta é na verdade uma pasta de trabalho já que uma pasta de trabalho contém planilhas, e essas planilhas são o que você precisa para criar as planilhas que você usará para o que precisar fazer. Por exemplo, digamos que você queira criar uma planilha do orçamento mensal de uma empresa, então você pode fazer isso em uma planilha em uma pasta de trabalho específica. Para descobrir a verdade, basta criar uma nova planilha e salvar o arquivo. Se você estiver usando o MS Excel 2007, basta clicar no logotipo do MS Office no canto superior esquerdo da tela e selecionar "salvar como". Você notará que suas opções se limitam a salvar a planilha como uma pasta de trabalho e apenas uma pasta de trabalho.
• Planilhas em grande quantidade. Agora que você sabe que as planilhas estão dentro do escopo de uma pasta de trabalho, usá-las em várias planilhas é outra história. Basicamente, você tem que entender desta forma, você pode realmente usar várias planilhas, neste caso planilhas, em uma pasta de trabalho para dados que são relevantes para cada uma das planilhas da pasta de trabalho. Por exemplo, digamos que você esteja criando todas as projeções financeiras de sua empresa. Um na planilha, você pode ter as despesas. A segunda planilha pode ser os fluxos de receita. O terceiro poderia ser os custos de capitalização. A próxima planilha pode ser as projeções gerais que usarão os dados das três primeiras planilhas para calcular os números da planilha final. É assim que se usa várias planilhas. Por outro lado, se você estiver criando várias planilhas irrelevantes entre si, deverá usar uma pasta de trabalho separada para cada planilha, em vez de misturá-las todas em uma única pasta de trabalho.

  

• Cenários. Você já sabe como usar várias planilhas em uma única pasta de trabalho, certo? Bem, outra coisa que você deve saber é que nunca deve criar cenários para suas planilhas em uma única pasta de trabalho. Por exemplo, digamos que você esteja criando suas projeções financeiras, mas deseja incluir diferentes cenários com base em possíveis circunstâncias futuras, então você não deve colocar todos os cenários em uma pasta de trabalho. Em vez disso, separe cada cenário usando várias pastas de trabalho. Isso tornará a análise dos dados mais fácil e menos confusa.

Você ainda pode estar perplexo. Tudo que você precisa fazer é reler este artigo novamente e começar a usar o MS Excel. Conforme você avança nas moções, entenderá melhor todo o artigo e os termos mencionados aqui.