O gráfico do Microsoft Excel é lido como uma página de perguntas e respostas e costumava ser usado como uma referência rápida.
Freqüentemente, em projetos pessoais e de negócios, é necessária uma lista. Em seguida, é necessária uma lista detalhada, que se torna um gráfico ou tabela. Então, uma tabela se torna um sistema, ou várias páginas de dados interativos, e você decide o que precisa é uma matriz ou uma planilha. Quer você use o termo lista, gráfico, tabela, planilha ou matriz, o Microsoft Excel provavelmente será o melhor atalho para digitar os dados no computador, atualizar suas informações e imprimi-las em um formato atraente. Depois de inserir algumas informações do modelo inicial em colunas e linhas, você se verá reutilizando sua configuração inicial muitas vezes, enquanto também produz muitas variações conforme necessário para a ocasião. Ao usar o Microsoft Excel para gerenciar quaisquer dados que não sejam de prosa, como números, frases, nomes ou listas, você descobrirá que seus dados são adaptáveis a muitas situações.
O Microsoft Excel é freqüentemente usado para dados numéricos, mas também é útil para frases e nomes, em que um gráfico pode consistir principalmente em texto em vez de números. Por exemplo, meu ex-chefe tinha uma situação complicada de planejamento imobiliário, em que cada uma das dezenas de contas era orientada por diferentes documentos legais. O gráfico que preparei para ela não tinha dados numéricos, mas as quatro frases usadas, como "guiada por Lewellyn Trust", foram repetidas de várias formas ao longo da página. O gráfico do Microsoft Excel parece uma página de perguntas e respostas e costumava ser usado como uma referência rápida.
Formato de planilha do Microsoft Excel
A função List Manager do Microsoft Excel aparece automaticamente quando você prepara uma mesa como esta. List Manager ajuda repetindo as frases-chave da tabela, de modo que não seja necessário digitar a mesma frase várias vezes. Os títulos das colunas na parte superior da página incluíam "nome da conta", "nome do advogado" etc. e algumas datas foram mostradas para que a última redação de um documento fosse incluída na lista. Ter essa lista de que conta era guiada por qual documento legal provavelmente economizou uma moeda em taxas de consultoria, porque ela foi capaz de pesquisar os atributos básicos de seu plano de herança, sem vasculhar pilhas de arquivos antigos e documentos extensos. É útil lembrar que um formato de planilha do Microsoft Excel com dados principalmente textuais pode servir como um guia de "referência rápida".
Talvez você precise de uma lista mais orientada a dados, incluindo equações. Nesse caso, o uso do Microsoft Excel economizará muito tempo e evitará muitas dores de cabeça. Algumas pessoas acham que precisam esboçar uma tabela, ou pelo menos uma lista de cabeçalhos de coluna no papel, antes de digitar, e isso pode ser muito útil. Pense nos títulos das colunas como rótulos para cada categoria. Por exemplo, um quadro financeiro que preparei há vários anos sempre tem quatro meses de valores de conta na parte superior da página, portanto, os títulos durante o primeiro trimestre serão os seguintes: janeiro, fevereiro, março e abril. A coluna da esquerda tem um formato mais amplo, para que o nome da conta tenha espaço para ser digitado. A coluna da direita calcula a variação percentual do mês passado para este mês, usando uma equação em Microsoft Excel.
A configuração inicial desta tabela foi feita há vários anos, mas eu a usei todos os meses e a aprimorei com cores, preenchimento, notas de rodapé e várias outras opções com o passar dos anos. Quando o chefe fez uma cirurgia no olho, eu a ampliei alterando as configurações da impressora. Quando as contas eram fechadas, uma linha poderia ser excluída, com uma nota de rodapé adicionada indicando para onde os fundos foram movidos. A mesma tabela básica no Microsoft Excel serviu para esta função por meio do comando de menu de arquivo simples"Salvar como", com o nome do mês seguinte inserido como nome do arquivo. Por exemplo, para o próximo mês, a coluna de janeiro é excluída e uma coluna de maio é inserida, ao lado de abril. Uma pequena alteração na fórmula de "variação percentual" é inserida, de forma que os valores da conta de maio sejam comparados com os de abril e não com os de março. Então, o modelo está pronto para o próximo mês, de modo que, quando nossos extratos de conta forem recebidos, a planilha básica já esteja preparada para uso.
A tabela de valores de contas mensais descrita acima tem somas automáticas na parte inferior de cada coluna. Eles são facilmente programados no Microsoft Excel, bastando digitar o caractere "+". Uma caixa de edição é exibida na tela quando o digitador usa o sinal de mais pela primeira vez, então o Excel auxilia o usuário a inserir um intervalo de células a partir do qual a soma será calculada. Você pode digitar o endereço da célula ou apenas clicar nele e o assistente de edição de fórmula fornecerá dicas. Por exemplo, os dados de janeiro estão na coluna "B", começando com a célula B2 e terminando com a célula B34. A célula B35 contém a equação "SOMA B2 a B34." Você pode inserir esta fórmula clicando com o mouse na área a ser adicionada ou digitando os endereços das células a serem adicionadas. Pressione Enter quando terminar de editar sua fórmula,e você volta para modo de digitação regular.
Evite excluir acidentalmente
A função List Manager do Microsoft Excel aparece automaticamente quando você prepara uma mesa como esta.
A célula que contém a soma geralmente exibe o resultado da equação - um número - mas não exibe a equação, exceto quando o usuário está no modo de edição de equação. A soma numérica da equação ou fórmula é programada facilmente usando esses princípios, somando todos os valores da conta para janeiro. Clique na parte inferior da coluna de fevereiro, insira o sinal de mais, use a mesma equação e repita essas etapas também para os outros meses. Para evitar a exclusão acidental de suas células programadas onde as fórmulas estão escondidas, sugiro usar a configuração de proteção de células nesses locais de sua mesa. No Microsoft Excel, as células da fórmula também podem ser exibidas em cores para lembrar ao usuário onde NÃO inserir dados no topo de uma equação.
A outra equação ou fórmula na tabela de contas mensais descrita acima é a coluna de variação percentual. Novamente, você pode esboçar sua intenção a lápis e papel antes de tentar isso, se parecer complicado na primeira vez que você usa o Microsoft Excel. Você quer saber rapidamente qual foi a mudança no valor de cada conta, desde o final do mês passado (março, ou seja) até o final do mês atual, ou abril. Essa ideia também é usada para tabelas trimestrais, com diferentes títulos de coluna para agrupar os meses. Você pode iniciar sua equação novamente digitando o sinal de mais, entrando assim na função de edição de equação do Microsoft Excel.
Em seguida, você deseja digitar a célula "E2", ou a linha de dados superior da coluna de abril, a ser subtraída pela célula "D2". É a diferença entre os dados de abril e março, em um número positivo para ganho em abril, ou negativo se houve perda. Não arrisque o constrangimento entrando na equação ao contrário, de modo que uma perda apareça como um ganho; todos estão propensos a cometer esse erro mais cedo ou mais tarde. A próxima etapa é dividir a diferença pelo primeiro mês, ou março, para obter uma resposta decimal ou percentual. Uma vez que esta equação clássica de razão "delta" ou "mudança" tem duas etapas, ela é calculada corretamente quando você a insere entre parênteses, como segue: + (E2-D2) / D2. A fórmula que você inseriu é como um comando que significa, nesta célula, calcular a diferença entre abril e março,e divida-o pelo valor em março, para exibir a proporção como decimal ou porcentagem.
Agora você tem o resultado do cálculo da mudança mensal exibido em uma célula da coluna da direita. E quanto ao resto das células da coluna? É aqui que o uso do Microsoft Excel oferece muitos atalhos inteligentes. Você pode copiar esta fórmula, usando o mouse, na próxima célula abaixo e na próxima, e você verá que a fórmula está se adaptando apropriadamente ao uso dos dados da linha 3, linha 4, linha 5, etc. Sim, fórmulas em O Excel é relativo, então eles se adaptarão dessa forma, a menos que você os ordene especificamente para serem absolutos em vez de relativos, o que eu guardarei para outra lição. Usando este método no Microsoft Excel, você pode copiar facilmente sua fórmula de porcentagem de alteração para preencher todas as células na linha direita desta tabela.
Com essas fórmulas básicas de "soma" e "delta", muitas listas financeiras básicas podem ser feitas e atualizadas periodicamente usando o Microsoft Excel. Para adicionar recursos de exibição de formatação atraentes, você pode definir as casas decimais para zero se quiser arredondar para o dólar mais próximo ou se quiser vírgulas para números maiores. Use o menu de formato para escolher como os dados aparecem em cada célula. Para a coluna de alteração percentual, use a opção de formato percentual, mas permita que as casas decimais apareçam, para que a coluna não arredonde tudo acidentalmente para zero, uma vez que os valores percentuais tendem a ser menores que um.
Banco de dados complicado analisando preços de ações
Quando você começa a listar dados e analisá-los com planilhas, pode ver uma infinidade de utilizações para o Microsoft Excel. De uma lista de nomes em uma faixa, com seus tamanhos uniformes e status de pago / não pago, a uma planilha onde algumas variáveis são digitadas e o resto das células são fórmulas, há muitos aplicativos que podem se beneficiar do curto cortes oferecidos pelo Microsoft Excel. Usei o Microsoft Excel para fazer uma lista simples de medicamentos para animais de estimação e suas datas de vencimento, mas também o usei para fazer um banco de dados complicado de análise de preços de ações. Lembre-se de que uma lista prolixa pode ser uma tabela, mas a lista de processamento de números também pode ser, conforme descrito nos exemplos acima.
Pense da seguinte maneira: quaisquer dados que você normalmente descobriria em uma calculadora podem ser melhor exibidos como um gráfico. Sempre que várias equações estiverem envolvidas, como projetar como um preço mudaria em um determinado cenário, use o mesmo modelo de tabela com diferentes dados iniciais ou "variáveis". Lembre-se de continuar salvando cada cenário com um nome de arquivo diferente, se quiser usá-lo novamente mais tarde. Ao mover colunas ou inserir novas linhas, volte e verifique o conteúdo da fórmula e os endereços das células regularmente. Copiar fórmulas é conveniente, mas você pode obter alguns contratempos se tiver excluído as colunas onde a fórmula está buscando seus dados. É divertido encontrar usos para o Microsoft Excel que ninguém mais viu antes, e todos podem ajustar o Excel ligeiramente para fazer sua própria lista, matriz ou tabela.
