Como comprar um sistema de telefone comercial?

Alexander Graham Bell e sua invenção são uma parte tão integrante de nossa vida que a vida sem ela parece difícil. Fazer negócios sem ele é bom, quase impossível! Um sistema de comunicação é o alento vital de todas as empresas e a decisão sobre o sistema de telefonia comercial é uma das decisões mais críticas que uma empresa fará.

O sistema telefônico comercial, quando escolhido da maneira certa, pode fazer maravilhas ao conectar os clientes à empresa e garantir uma interface harmoniosa entre os dois, ao mesmo tempo em que gera economias devido a esse uso. Quando a decisão sobre o sistema está errada, ele pode causar estragos na insatisfação do cliente empresarial, sendo apenas um dos muitos problemas resultantes.

Unidades de negócios modernas

Visto que esse é um aspecto tão crítico das unidades de negócios modernas, como você garante a compra do sistema telefônico comercial certo para sua empresa? Não existe uma fórmula simples para isso. Uma decisão tomada com pleno conhecimento e consciência dos aspectos críticos a serem considerados, terá uma maior probabilidade de produzir o resultado certo.

Aqui estão alguns fatores que você deve considerar ao optar por um sistema telefônico comercial.

1. Sua empresa e seu lugar na curva de crescimento: Uma empresa que planeja um crescimento mínimo nos próximos 5 anos precisará de menos ou nenhum buffer de extensão do que uma empresa em sua fase de crescimento. Faça uma estimativa do crescimento de sua unidade e decida sobre um sistema que permitirá melhorias potenciais de forma integrada. O custo de tais melhorias também deve ser considerado e comparado, antes da tomada de decisão.
2. Requisito atual de ramais e linhas com base nas necessidades comerciais atuais: O número de linhas telefônicas externas, o número de ramais (alguns usuários podem precisar de alguns ramais) devem ser considerados juntamente com a flexibilidade do sistema para se emprestar ao futuro expansão.
3. A expectativa de vida do sistema e seus requisitos de manutenção: O tempo que se espera que o sistema mantenha a eficiência ideal com menos manutenção e, no caso de manutenção, o custo estimado e o tempo de manutenção.
4. O pacote de recursos do sistema telefônico de que sua empresa precisa: O sistema também deve permitir uma personalização conveniente.

Sistema de telefonia empresarial

Os recursos básicos que alguém procuraria em um sistema de telefonia comercial seriam os seguintes.

• Atendedor automático - que dará opções aos chamadores para encaminhar suas chamadas
• O diretório automatizado permite que a oferta pesquise e escolha uma extensão de uma lista
• Encaminhamento de chamadas oferece a opção de encaminhar chamadas
• Chamada em espera permite reter chamadas quando necessário
• A conferência permite que mais de um ramal, e às vezes uma linha externa, se conecte para conferências
• O correio de voz permite que mensagens sejam deixadas quando o usuário não puder atender chamadas
• Outros recursos como discagem rápida, rediscagem, paging, música em espera, energia de backup, gravação de chamadas, relatório de chamadas, contabilidade de chamadas, etc.

Recursos adicionais de ponta, como manutenção remota, também podem ser considerados.

1. Requisitos de treinamento e de fácil utilização: um sistema que possui vários usuários e está em uso diariamente por muitas horas precisa ser fácil de entender e operar. Os requisitos de treinamento inicial e o tempo necessário para o sistema estar operacional é outra consideração
2. Memória ou espaço de armazenamento de chamadas, especialmente quando é uma unidade de 24 horas
3. Tempo de instalação e configuração
4. Custo do sistema e custo de recursos adicionais e como ele se encaixa em seu orçamento
5. Acordos de nível de serviço com o provedor de serviços, garantias e garantias

Sua decisão de investir em um sistema telefônico comercial envolveria essas considerações básicas e mais de acordo com suas necessidades comerciais individuais. Não é o mais recente ou o maior sistema que trará retornos para o seu negócio, mas aquele que atende às suas necessidades de negócios da maneira certa e pode ajudá-lo a crescer.