Se o seu escritório tiver uma sala de conferências ou de reuniões, você pode reservá-la e usá-la para a reunião de negócios.
As reuniões de negócios fazem parte da vida no trabalho. Eventualmente, você terá que começar a realizar suas próprias reuniões de negócios, especialmente à medida que adquire cargos administrativos. Veja como você pode hospedar uma reunião de negócios de sucesso.
Localização. Em primeiro lugar, determine a localização. O local deve ser acessível a todas as pessoas que participarão da reunião e deve ser limpo, bem iluminado, silencioso e propício para a reunião. Algumas pessoas optam por se encontrar em restaurantes, mas estes podem ser muito barulhentos. Se o seu escritório tiver uma sala de conferências ou reuniões, você pode reservá-la e usá-la para a reunião de negócios. Certifique-se de se preparar para todos os materiais necessários para a reunião, como um quadro branco, marcadores, apostilas e até mesmo um projetor LCD, se você ou qualquer um dos participantes for utilizá-lo.
Presença. Em seguida, determine quem participará da reunião de negócios. Certifique-se de considerar todas as pessoas, pois alguns parceiros de negócios podem se sentir ofendidos se não forem convidados para uma reunião de negócios importante. Também pergunte a todos os participantes se eles têm pedidos especiais, como se precisam de projetores para suas apresentações. Se você vai oferecer almoço ou lanche durante o intervalo, pergunte também se eles têm alguma reserva em relação à comida. Algumas pessoas, por exemplo, têm alergias das quais você precisa estar ciente.
Tempo. Certifique-se de agendar o horário da reunião com antecedência. Para pessoas muito ocupadas, pode ser necessário fazer o agendamento com vários meses de antecedência. Como regra geral, no entanto, as reuniões devem ser agendadas com pelo menos uma ou duas semanas de antecedência. Isso dará a todos vocês tempo suficiente para se preparar e para limpar seus calendários e abrir espaço para a reunião de negócios. Você também deve indicar a hora exata em que a reunião de negócios terá início. Lembre-se de que você nunca deve se atrasar para reuniões de negócios, especialmente se for a pessoa que está organizando a reunião.
Após a reunião de negócios, é uma boa ideia oferecer jantar aos sócios da reunião de negócios.
Facilitando. Durante a reunião de negócios real, você precisa assumir o controle e facilitar. Faça isso estabelecendo uma agenda e apresentando as pessoas umas às outras, caso ainda não se conheçam. Como facilitador, você apresentará o propósito da reunião e chefiará as discussões. Se você precisar fazer um discurso, certifique-se de dizer um que seja breve e conciso, mas o mais informativo possível. Certifique-se também de que haja alguém fazendo anotações e criando a ata da reunião.
Jantar. Após a reunião de negócios, convém oferecer jantar aos sócios da reunião de negócios. O jantar pode custar um pouco, especialmente porque você provavelmente jantará em um bom restaurante, mas será uma ótima maneira de você conhecer os parceiros de negócios intimamente e promoverá excelentes laços entre você e os outros profissionais da área.
Com essas etapas, você poderá organizar sua reunião de negócios com sucesso.
