Os especialistas há muito declaram a chegada iminente do escritório sem papel, especialmente devido aos recentes avanços tecnológicos das últimas décadas, incluindo a Internet. No entanto, como sociedade, estamos imprimindo, usando e desperdiçando papel mais do que nunca, especialmente em ambientes corporativos. Em um esforço para reduzir os custos relacionados ao papel e aplicar práticas ecológicas, empresas em todo o país têm tentado tornar seus escritórios sem papel. Aprenda maneiras eficazes e eficientes de reduzir drasticamente o volume de documentos em papel em seu escritório e obter um escritório sem papel.
- Software de gerenciamento de documentos - embora possa haver alguns documentos e registros que não podem ser mantidos em formato digital (por exemplo, registros de funcionários, etc.), o software de gerenciamento de documentos pode reduzir significativamente o volume de documentos em papel criados e gerenciados no escritório. Além disso, um sistema de escritório sem papel também pode minimizar as despesas típicas associadas às cópias impressas, como suprimentos de impressão e custos de armazenamento.
- Pense antes de imprimir - Um verdadeiro escritório sem papel só pode ser alcançado se todos no escritório estiverem a bordo. Em conjunto com o software de gerenciamento de documentos, incentive os funcionários a pensar antes de imprimir. Se eles têm uma cópia eletrônica de um documento, eles realmente precisam de uma impressa também? As atas, anúncios e memorandos das reuniões da empresa podem ser distribuídos por e-mail? Incentive os funcionários a imprimir apenas quando for absolutamente necessário e promova documentos frente e verso.
- Utilize a visualização de impressão - O escritório médio produz milhares de impressões desperdiçadas anualmente simplesmente porque os funcionários não conseguem visualizar o que estão imprimindo. Selecione a opção "Visualizar impressão" para ver exatamente como o documento será impresso.
- Arquivos PDF - PDF, que se refere ao formato de documento portátil, é simplesmente uma maneira de enviar eletronicamente documentos formatados, e o destinatário pode abri-los e visualizá-los em seu computador.
- Ofereça faturamento sem papel - Se você envia faturas regularmente aos clientes, dê a eles a opção de faturamento sem papel. Você pode enviar faturas em PDF por e-mail ou, se possível, oferecer faturamento online.
- Cópias eletrônicas de backup - os funcionários geralmente imprimem uma cópia de um documento eletrônico como método de backup, caso a cópia eletrônica seja excluída ou destruída. Use uma solução de backup de dados online para garantir que os documentos eletrônicos possam ser recuperados rapidamente caso tenham sido excluídos, destruídos ou danificados.
