Como encontrar software para criar um escritório sem papel?

Existem inúmeras soluções de software disponíveis no mercado hoje para a criação de um escritório sem papel. Agora, lembre-se de que há muitos documentos em papel em um escritório, e eles também são arquivados e usados de diferentes maneiras. As soluções de software de escritório sem papel no mercado hoje podem ser classificadas nas diferentes funções que executam. Aqui estão apenas alguns deles:

1. Imagens de documentos. O software de imagem de documentos basicamente obtém uma imagem de um documento para armazenamento como um arquivo eletrônico. Você pode pensar que pode fazer isso usando apenas um scanner e arquivando seus documentos eletrônicos de acordo com seu próprio estilo. No entanto, o software de imagem de documentos faz muito mais do que isso. Os documentos eletrônicos geralmente precisam ser acessados por diferentes membros da equipe. O software de imagem de documentos fornece acesso mais fácil aos outros membros da organização. Alguns softwares, na verdade, são baseados em navegador, o que significa que os documentos eletrônicos são carregados online. Portanto, os funcionários que têm permissão para acessar o arquivo podem visualizar o documento eletrônico em qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a Internet.
2. Gerenciamento de documento. O software de gerenciamento de documentos faz mais do que pegar uma imagem de um documento em papel e armazená-la como um arquivo eletrônico. Os documentos eletrônicos armazenados existirão enquanto a empresa estiver instalada e funcionando. Sem um software de gerenciamento de documentos, o arquivamento e a indexação adequados desses arquivos serão impossíveis. Isso significará apenas grandes perdas atribuídas ao tempo e à energia despendidos na localização de documentos eletrônicos. O software de gerenciamento de documentos responde a esses problemas.
3. Fax sem papel. Lembre-se de que os aparelhos de fax também geram papel que geralmente acaba na lixeira. O software de fax sem papel gerencia mensagens de fax recebidas e enviadas. O software sincroniza a máquina de fax do escritório com um computador ou servidor atribuído. As mensagens de entrada são recebidas eletronicamente da mesma forma que um e-mail. Então, dependerá do destinatário se há necessidade de imprimir a mensagem ou não.

OCR significa reconhecimento óptico de caracteres

Para empresas menores, a tarefa de criar um escritório sem papel pode envolver apenas ter um software para digitalizar o documento e convertê-lo em um arquivo que pode ser lido e editado sob demanda. O software de digitalização geralmente vem junto com a compra de um scanner. Também é necessário ter um software OCR para converter seus documentos digitalizados. OCR significa reconhecimento óptico de caracteres. O software OCR converte um arquivo de imagem em texto editável por máquina. A maioria dos softwares de OCR converte arquivos de imagem em formatos fáceis de usar, como Microsoft Word e PDF. Carregue esses documentos eletrônicos no disco rígido do computador do escritório para armazenamento e gerenciamento. Faça backup dos arquivos para o caso de seu computador travar. Você também pode tentar carregá-los online.

Um escritório sem papel é considerado o escritório do futuro. Ambientalistas apóiam porque reduzir o uso de papel significa economizar mais árvores. Os proprietários da empresa compram a ideia porque, em última análise, ela reduzirá os custos operacionais. Com o advento de novas tecnologias, conseguir um escritório sem papel não é mais um sonho.