Você ficará surpreso com os papéis desnecessários que ainda conseguiu arquivar.
A quantidade de memorandos, contas, avisos e folhetos parece nunca ter fim. Sem saber por quê, você logo se verá inundado por uma montanha de papel e agora nem sabe por onde começar.
Não entre em pânico. Existe uma maneira de sair da sua pilha de papel. Organizar-se é mais fácil para alguns do que para outros, mas você deve fazer isso para controlar a quantidade de pilhas de papel que você empilhou. Leia os passos abaixo e aplique-o em sua mesa de escritório, balcão de cozinha, prateleiras, gavetas ou em qualquer outro lugar que uma colônia de papel pareça estar se instalando ao redor.
Leia as informações, faça o que for necessário e, em seguida, jogue-as fora ou arquive-as corretamente.
Veja como conquistar suas pilhas de papel.
Não procrastine! Aborde sua pilha hoje ou ela irá se transformar em uma gigantesca avalanche de papel. Para a desordem de papel existente, faça três pilhas: Precisa de atenção; Guarde para arquivamento; Lixo. A primeira pilha seria para itens como contas a pagar, memorandos para ler, faturas para enviar ou qualquer outra coisa que precise de alguma atenção. A segunda pilha é para itens que você já tratou, mas pode estar aguardando uma resposta, ou documentos legalmente importantes. A última pilha deve ser a maior, porque isso é o que compõe a sua desordem. Jogue fora recibos antigos de que não precisará mais para declaração de impostos, panfletos, memorandos de escritório que leu, contas pagas e qualquer outra coisa que não precise mais de sua atenção.
Aja imediatamente de acordo com a pilha de necessidades de atenção. Leia as informações, faça o que for necessário e, em seguida, jogue-as fora ou arquive-as corretamente. Se você estiver arquivando algo, certifique-se de não colocar tudo em um envelope. Obtenha várias pastas de arquivos e identifique-as corretamente. Em seguida, coloque cada papel na pasta correspondente. Você sabe que tem um bom sistema de arquivamento se outra pessoa puder entrar (como um assistente ou cônjuge) e recuperar informações de seus arquivos.
Abra um novo e-mail imediatamente e determine se é necessário. Para contas, você pode destacar o valor devido e a data de vencimento e começar a manter nelas uma pasta ou envelope sanfonado compartimentado. Você também pode se inscrever em um sistema de pagamento automático de contas. Reduza o uso de papel pagando contas online ou pelo telefone. Assim que for paga, jogue fora a conta. No máximo, segure-o apenas até obter o extrato do próximo mês.
Interrompa a entrada de papel desnecessário. Jogue fora lixo eletrônico, panfletos de menu e boletins automaticamente assim que você os receber. Não se engane pensando que pode precisar de alguma informação em algum momento no futuro. Se não aconteceu nos últimos três meses, você nunca vai precisar. Não se preocupe. Você receberá mais pelo correio!
Transfira as informações mais pertinentes apenas em um arquivo principal e jogue fora o resto. Se você tiver uma pilha de menus de entrega, apenas copie o nome e o número de telefone em um arquivo mestre. Você sempre pode ligar para perguntar o que eles oferecem. Não guarde números inteiros de revistas antigas. Basta arrancar a página que você gosta e jogar o resto. Para cartões de visita, insira as informações em seu PDA ou faça um arquivo excel para acesso eletrônico.
Tente não usar papel. Leia seu e-mail em vez de imprimi-lo. Envie informações eletronicamente, tanto quanto possível.
Limpe seus arquivos pelo menos a cada três meses. Você ficará surpreso com os papéis desnecessários que ainda conseguiu arquivar.
Depois de se organizar, é mais fácil encontrar documentos. É possível conquistar suas pilhas de papel, então comece hoje!
