Como preparar seu calendário de compromissos diários?

É frustrante e constrangedor perder um compromisso, chegar atrasado ou até mesmo esquecer uma reunião ou deixar de enviar um relatório importante. Você pode ter dito a si mesmo que se organizaria inúmeras vezes. Mas como?

Existem 3 coisas que você precisa saber:

1. Compreender seus objetivos e questões organizacionais.
2. Usando ferramentas organizacionais.
3. Gerenciando tarefas diárias.

Responsabilidades prioritárias mais rápidas

Esteja você usando seu organizador pessoal, um programador de computador, papel e caneta, notas adesivas ou um computador portátil, reserve algum tempo para planejar seu dia todas as manhãs. Tenha uma ideia clara de onde você passa a maior parte do seu dia de trabalho e onde gostaria de passar o tempo. Liste todas as suas responsabilidades principais de trabalho, quanto tempo você gasta fazendo isso, quanto tempo você deve gastar para realmente cumprir suas responsabilidades primárias e identifique o que o impede de cumprir essas responsabilidades prioritárias com mais rapidez. Em seguida, comece a trabalhar em seu calendário de compromissos diários.

Priorize suas funções normais de trabalho do dia-a-dia. Sempre faça as coisas mais importantes primeiro. Considere codificar suas tarefas diárias de escritório em ordem de prioridade.

Seja em papel ou eletrônico, para usar seu tempo com sabedoria, você tem que ver. Um calendário com visualização de mês inteiro é o melhor. Você também pode ter um calendário de compromissos diários dividido em blocos de 30 minutos.

1. Insira todos os seus compromissos, reuniões, prazos, envios e outras informações pertinentes conhecidas em seu calendário mensal. Mantenha isso visível e acessível.
2. Use seu calendário diário para anotar detalhes como reuniões exatas e horários de compromissos. Uma boa prática é listar o número de telefone da pessoa que você deve conhecer. Isto é para sua referência diária.
3. Ao agendar compromissos, reserve um tempo apropriado para a preparação de documentos, tempo de viagem e algum tempo para se recompor.
4. Não sobrecarregue sua programação diária. Distribua os compromissos uniformemente durante a semana de trabalho.
5. Considere dar a si mesmo uma pausa durante cada dia de trabalho - para relaxamento, meditação, exercícios ou até mesmo um cochilo rápido para manter o equilíbrio e trabalhar com mais eficiência. Este é o seu calendário diário também.
6. Avise-se com antecedência. Se você anotou que um relatório é devido em um determinado dia, você deve ter uma entrada anterior que informa quando você precisa escrever esse relatório.

Informações de contato comercial

Para os mais experientes em tecnologia, os gerenciadores de informações pessoais são versões sem papel que oferecem opções ainda melhores do que calendários de papel e caneta. Seu banco de dados de informações de contato pessoal e comercial pode ser acessado de um lugar e pode ser sincronizado de forma que você só precise inserir os dados uma vez e ele faz o trabalho de reorganizar sua programação e alterar os dados para você. Esses dispositivos possuem até mesmo lembretes de compromissos, seja um tom ou uma mensagem pop-up. E há um modelo que se adapta à sua preferência pessoal e orçamento. Os exemplos são Entourage, GroupWise, LotusNotes, Outlook, Palm e Daylight. Você pode até usar um dos GoogleApps gratuitos - Google Calendar - para uso dentro da empresa.

Independentemente da opção que você escolher, a versão em papel ou a versão sem papel, seguir estes passos simples irá ajudá-lo a se organizar e manter o controle de seus compromissos diários, ser lembrado de suas reuniões e apresentações e fornecer a você uma visão geral e específica de sua agenda de trabalho - por dia, por semana ou por mês.