Como desenvolver uma estratégia de compras eficaz?

Em primeiro lugar, qual é a definição de estratégia de compras? Aquisição, por definição, é a aquisição de materiais, suprimentos, serviços, etc. que uma empresa ou projeto necessita para operar com sucesso. Nestes termos, uma estratégia de aquisição se referiria à abordagem planejada de compra econômica dos suprimentos necessários de uma empresa, levando em consideração vários elementos e fatores como o cronograma de aquisição, o financiamento e o orçamento, os riscos e oportunidades projetados, entre outros.

Para desenvolver uma estratégia de aquisição ou de sourcing eficaz, é necessário primeiro sentar para avaliar os detalhes com os quais você deve trabalhar. Esses detalhes incluirão os objetivos do negócio ou do projeto, os recursos e suprimentos disponíveis e existentes, o orçamento e o cronograma. Por meio da avaliação desses elementos, a equipe seria capaz de começar a planejar uma estratégia de compras eficaz, o mais customizada possível para a empresa; o importante aqui é garantir que cada detalhe do plano contribua para o cumprimento das metas e objetivos estabelecidos pela empresa. Uma boa pergunta seria: "Por que estamos comprando este equipamento?" A resposta deve estar de acordo com os objetivos da empresa.

Fator determinante principal

Outro item importante que seria planejado durante esta fase de brainstorming seria a escolha de fazer ou criar os materiais (ou fazer a terceirização de aquisições) com os custos e a sustentabilidade sendo o principal fator determinante, e se os recursos existentes da empresa seriam capazes de apoiar a decisão por um longo período de tempo.

O planejamento dos sistemas de aquisição mais eficazes (ou o método de aquisição de suprimentos ou tecnologia) deve incluir a procura de fornecedores não apenas com base nos quais dariam os negócios mais baratos e mais baratos, mas também qual fornecedor seria mais confiável e ofereceria a melhor qualidade dentro de uma faixa de preço razoável (não necessariamente o mais barato). É altamente recomendável que você estabeleça um relacionamento forte e de longo prazo com seus fornecedores, para que, com o tempo, eles aprendam a atender aos padrões precisos de sua empresa e que melhores negócios são feitos entre a empresa deles e a sua. Claro, saiba que existem muitas opções de contratos de aquisição com os quais você pode trabalhar, dependendo das necessidades da sua empresa: existem contratos tradicionais de longo prazo; contratos renováveis; compras eletrônicas (via Internet); e acordos-quadro, entre outros.

Testes padrão aprovados

Outro fator importante é a sustentabilidade da solução de compras por um longo período de tempo. Quais são os principais elementos determinantes disso? Isso incluiria, em primeiro lugar, considerações de saúde e segurança (como se os novos materiais e tecnologia a serem adquiridos foram aprovados nos testes padrão de saúde e segurança); a capacidade da empresa de manter este equipamento; se o equipamento, os sistemas de aquisição propostos e o serviço de aquisição estão em conformidade com os regulamentos nacionais e locais; e uma projeção dos custos de funcionamento da tecnologia ao longo do tempo (ex. consumo elétrico, custos de manutenção, etc.). A questão-chave aqui é: "Os benefícios de longo prazo da compra desses materiais superariam os custos iniciais?"

Depois de fazer o planejamento inicial e a documentação, é muito importante que a diretoria e a alta administração de sua empresa apoiem a estratégia de compras que você concebeu. O financiamento deles é essencial para a implementação de suas soluções de compras, além de que toda a empresa (e não apenas o departamento de compras) precisa trabalhar em conjunto para realizar os processos de compras de longo prazo.