Como criar um diretório de resumo de informações da empresa?

Grandes corporações e negócios normalmente usam o diretório de resumo de informações da empresa para impulsionar as relações entre funcionários. Basicamente, o diretório será composto pelos nomes de cada funcionário e também por outras informações pertinentes ao seu trabalho na empresa. Normalmente, este diretório pode ser encontrado nos quadros de avisos das empresas e mediante solicitação ao departamento de recursos humanos. Ele pode ser usado caso alguém na empresa precise localizar um determinado funcionário ou departamento dentro da mesma empresa. Uma vez que isso é bastante útil para a eficácia geral de qualquer empresa ou corporação, a criação de uma é a chave, portanto, deve ser feito da maneira certa. Aqui estão alguns passos básicos sobre como criar um diretório de resumo de informações da empresa usando o Microsoft Excel.

• Inicie o Microsoft Excel. A melhor maneira de criar o banco de dados de que você precisa é simplesmente usar um aplicativo de planilha como o Microsoft Excel e plotar as informações de que você precisa. Claro, você precisará criar e finalizar um modelo para isso primeiro.
• Crie o modelo. Assim que o Microsoft Excel estiver funcionando, abra uma nova planilha e comece a rotular cada coluna. O que você deseja fazer aqui é rotular a primeira coluna com o nome do funcionário. Vá para a próxima coluna e identifique-a como "cargo" ou posição. Vá para o próximo e identifique-o como "departamento". A coluna ao lado deve ser usada para números de contato seguidos de endereço e superior direto. Você pode adicionar mais informações conforme desejar, mas lembre-se de rotular as colunas na planilha para organizá-la.
• Insira as informações. Uma vez que todas as colunas foram rotuladas e o modelo, mais ou menos, finalizado, comece a inserir as informações na planilha. Comece com o nome, cargo, departamento, números de contato, endereço e qualquer outra informação necessária para preencher com base no modelo que você criou. Agora, você pode fazer isso manualmente, mas se estiver tentando compilar uma lista de funcionários aos milhares, digitar cada um manualmente pode ser entediante e cansativo. Bem, se você tem uma lista de funcionários já salva como um arquivo digital, talvez em formato MS Word ou PDF, então você pode optar por importar os dados para economizar tempo e esforço de digitação.

  

• Classifique a lista. A classificação dos dados após o preenchimento da planilha pode ser feita de várias maneiras, mas normalmente você precisará apenas classificá-los nas colunas. Portanto, se você deseja organizar e classificar a lista em ordem alfabética, pode fazê-lo na coluna A que foi designada para os nomes dos funcionários. Você também pode classificar os dados por departamento, posição e até mesmo endereço.
• Salve o arquivo e imprima. Depois de preencher o diretório, imprima-o e distribua-o a todos os funcionários e coloque algumas cópias nos quadros de avisos da empresa. Se o seu escritório não tiver papel, tudo o que você precisa fazer é enviar por e-mail o arquivo Excel para todos os funcionários por meio do e-mail da empresa e pronto.

Como os novos funcionários entrarão na briga mensalmente, seria sensato atualizar o diretório mensalmente também para que você possa refletir as mudanças. Certifique-se de nunca perder esse diretório, pois ele será seu banco de dados principal, que você só precisará atualizar regularmente.