Como configurar um sistema de gestão do conhecimento?

A ideia de um sistema de gestão do conhecimento existe há muito tempo. Os especialistas em tecnologia da informação descobriram há muito tempo uma maneira de sistematizar o conhecimento por meio do uso de computadores e programas que o tornarão acessível a qualquer pessoa que precise da informação. Um exemplo de sistema de produto de banco de dados de conhecimento é aquele em que o conhecimento pessoal e as informações dos funcionários e especialistas da empresa são inseridos em um computador. O computador então classificará e organizará as informações de forma a tornar o conhecimento facilmente acessível a outras pessoas na empresa que possam precisar das informações e que possam precisar retransmiti-las posteriormente aos clientes. Essas formas de transferência de conhecimento são especialmente úteis quando se trata de call centers e do suporte ao cliente que muitos fabricantes oferecem agora. Aqui estão as maneiras de configurar um sistema de gestão do conhecimento.

1. Adquira o software e a infraestrutura do computador. Obtenha o software e a infraestrutura de computador adequados. Eles podem ser simples ou complexos, dependendo da sua empresa. Se sua empresa estiver conectada a um serviço de central de atendimento, pode ser necessário ter um sistema de conhecimento que está conectado a outros estados ou mesmo países onde o call center está localizado. Em alguns casos, entretanto, tudo o que você precisa é de um computador-mãe onde as informações são armazenadas e de um mecanismo de rede para conectar esse servidor aos outros computadores da empresa. Lembre-se, entretanto, de que o tipo de software que você usa também determinará se a aventura do conhecimento que você deseja empreender com esses sistemas será útil. Alguns softwares são simplesmente muito complicados para serem produtivos. Use aqueles que têm interfaces fáceis de entender e navegar.
2. Faça uma assinatura. Se você não quiser gastar muito dinheiro com o software e as peças do computador que comporão a infraestrutura do sistema de conhecimento, você também pode assinar um serviço pago de gestão do conhecimento. Eles permitirão que você acesse seus sistemas através da web e crie seu próprio sistema lá. Geralmente são mais baratos e podem oferecer a mesma vantagem competitiva de um sistema com software e infraestrutura próprios. Além disso, essas assinaturas são fáceis de conectar em rede - podem ser acessadas por meio de qualquer terminal de computador com acesso à Internet.

   

3. Configure o banco de dados. Assim que o sistema estiver instalado, o próximo passo é criar o banco de dados de conhecimento. Isso é feito codificando as informações relevantes e necessárias de que sua empresa precisa. Certifique-se, no entanto, de que todas as informações fornecidas sejam facilmente compreensíveis para que leigos - incluindo seus novos funcionários - possam usar as informações facilmente. Recrute os especialistas da sua empresa para fazer manuais e instruções nos quais a empresa confia. Eles devem incluir as perguntas mais frequentes sobre o seu produto ou serviço, bem como guias de solução de problemas para ajudar os representantes de atendimento ao cliente.
4. Educação. Finalmente, a última etapa que você precisa executar é educar seus funcionários sobre as maneiras de usar este sistema de representação de conhecimento específico. Eles devem saber as classificações e categorias em funcionamento no banco de dados e devem ser capazes de extrair o tipo de informação de que precisam usando o sistema. Novamente, com uma interface fácil de usar, isso é fácil de executar.

Mais do que um modismo, um sistema de gestão do conhecimento configurado corretamente pode ajudar a melhorar a eficiência e o nível de habilidade de seus funcionários. Considere isso como um bom investimento empresarial que o ajudará a fornecer atendimento e atendimento ao cliente que os tornem fiéis.