Como preparar um manual de procedimentos de escritório?

Ter um manual de procedimentos de escritório é essencial para cada local de trabalho, especialmente para pequenas empresas ou empresas privadas que ainda estão começando, seja uma clínica médica, um escritório de advocacia ou um escritório administrativo. O principal motivo para preparar um manual é estabelecer os padrões de execução de certas tarefas e manter a mão de obra de qualidade. Quando você desenvolve mão de obra de qualidade, com certeza pode gerar bens, produtos ou serviços de qualidade para os clientes.

Antes de tudo, você deve primeiro ter um advogado como consultor jurídico para o manual do escritório que você vai preparar. Ele também pode lhe dar alguns conselhos sobre como você vai organizar o manual e ele também será o responsável por sua legalidade. A próxima coisa com que se preocupar é o processo de rascunho e redação.

Aqui estão algumas dicas para o procedimento de escrita:

1. Escreva em uma linguagem de fácil compreensão. Observe que os leitores são os funcionários. Mantenha isto curto e simples. Seja breve e direto ao ponto. Usar termos complicados e altamente técnicos apenas os deixará confusos (especialmente para o pessoal recém-contratado) se chegar a hora de revisar o manual do escritório.
2. Dê um tom positivo. É mais provável que as pessoas cumpram uma determinada responsabilidade quando ditas de uma maneira levianamente apresentada, em vez de em um tom negativo, uma vez que apela às emoções humanas.
3. Use os 5 W's e 1 H para explicar um procedimento. (Quem, o quê, quando, onde, por que e como). Fornecer um processo bem detalhado não os fará perder a execução de pequenos aspectos de seu trabalho, especialmente para os procedimentos de inventário. Esta é uma parte muito crítica porque estamos falando aqui sobre os recursos que estão em jogo.
4. Envolva seus funcionários e torne-os parte do brainstorming. Na maioria das vezes, são eles que conhecem as especificidades e os detalhes de execução de suas tarefas ou procedimentos de pessoal. Este também pode ser o local para discutir seus direitos democráticos, tais como benefícios de funcionários, seguro médico e licenças. Algumas das políticas do seu escritório também podem ser mencionadas aqui, como regras sobre códigos de vestimenta ou uniformes.

É claro que, após o processo de redação, uma série de edições e modificações devem ser feitas para consistências, verificações gramaticais e alguns outros detalhes técnicos do texto.

Seções de amostra

Em seguida, você pode agora prosseguir com o processo de seccionamento. Determine quais procedimentos ou políticas se referem a cada seção. Algumas seções de amostra são: Contabilidade, Administração, Atendimento ao Cliente, Recuperação de Desastres, Engenharia, Ambiental, Finanças e Crédito, Sistemas de Informação, Fabricação, Pessoal, Vendas e Marketing, Segurança e Operações, Remessa e Compras. Depende de você definir o nome de cada parte.

Por último, finalize o manual fornecendo um ambiente para consultas de funcionários e funcionários. Você, junto com seu advogado e os representantes de cada departamento (ou alguém equivalente, se aplicável) tem a versão final assinada para indicar que todos aprovaram as políticas e procedimentos.

Garantir supervisão mínima de funcionários

Pode ser difícil no início preparar um manual de procedimentos de escritório, porque vai exigir muito tempo, esforço e energia, mas com certeza vai render no longo prazo. Isso garantirá a supervisão mínima dos funcionários e, ao mesmo tempo, fará com que eles trabalhem de maneira eficaz e eficiente.