Decida sobre os requisitos de espaço, dependendo da força da equipe atual, equipamento de escritório e crescimento projetado.
As alegrias e sofrimentos da mudança são múltiplos! A relocação de escritórios também é um grande pesadelo logístico. Há muito mais pessoas envolvidas nesse caso e muito mais pessoas afetadas - clientes, funcionários, fornecedores, etc. Garantir uma realocação tranquila é uma tarefa importante. Mesmo com o planejamento, pode haver coisas que podem dar errado no último minuto.
Níveis de qualidade normais
No entanto, como a realocação afeta muitas pessoas e também fatores intangíveis, como a reputação de uma empresa, quando os serviços são interrompidos ou caem abaixo dos níveis normais de qualidade, é necessário muito planejamento e coordenação.
E faça um ensaio com equipamento esquelético e uma equipe esquelética.
O que o planejamento deve incluir?
Faça com que uma pessoa de sua organização reúna um membro da equipe de cada grupo corporativo em uma equipe que será responsável pela mudança.
Deixe a equipe obter as informações necessárias e volte.
Prepare um plano mestre para a mudança. Isso indicará requisitos, prazos, responsabilidades e avaliação. Este plano será um documento ao vivo, continuará sendo atualizado e estará disponível para todos os membros da equipe de realocação.
Agora, a equipe deve realizar reuniões regulares sobre os requisitos, prazos fixos, medir as realizações em relação a eles e a preparação final.
Decida sobre os requisitos de espaço, dependendo da força da equipe atual, equipamento de escritório e crescimento projetado.
Adicione aos requisitos áreas comuns, como salas de conferências, uma área de recepção, uma despensa ou área de almoço, serviços públicos, etc.
Liste todos os requisitos de equipamento de escritório da organização, fazendo com que cada equipe faça o orçamento e, em seguida, consolidando os relatórios. Esta lista deve incluir requisitos para computadores, laptops, fiação, linhas telefônicas, tomadas elétricas, cabeamento de internet, instalações de conferência, necessidades de iluminação, qualquer equipamento específico, etc.
Prepare um orçamento para realocação e aloque linhas de orçamento para cada equipe.
Identifique um local; negociar o custo dentro do orçamento.
Obtenha uma cópia da planta do novo local mostrando todos os pontos de estação de trabalho, entradas e saídas, partições permanentes, etc.
Se os acessórios ainda não estiverem no lugar, peça a um arquiteto ou designer para planejar o escritório.
Assim que o plano for elaborado, discutido e finalizado, sente-se e atribua espaços a diferentes equipes e atenda a outros requisitos.
Faça um balanço dos equipamentos e móveis existentes no escritório atual, e veja quais deles podem ser usados ou reciclados / reformados e usados. Para os outros, tenha um plano - venda para revendedores de itens usados ou como sucata.
O arquiteto e a equipe podem começar a trabalhar na adaptação do novo espaço para atender às necessidades conforme identificadas e comunicadas.
As equipes do escritório podem começar a manter seus itens prontos para a mudança.
Desenhe um plano detalhando o movimento da equipe, o transporte do equipamento, o tempo, etc. e faça um ensaio com o equipamento esquelético e uma equipe esquelética.
Certifique-se de que sejam contratados profissionais para a movimentação dos equipamentos e demais itens, e que as normas de segurança sejam atendidas durante a movimentação.
Quaisquer problemas enfrentados durante o ensaio devem ser discutidos e corrigidos. Se outro teste for necessário, que pode ser para algum equipamento especial ou atividade crítica, faça-o.
Se tudo for positivo após o exercício simulado, planeje a mudança final e completa com todo o escritório.
Informe com antecedência todas as partes interessadas afetadas pela mudança - clientes, fornecedores, parceiros, senhorio, autoridades postais, autoridades reguladoras, prestadores de serviços públicos, etc.
Certifique-se de que novos detalhes sejam incorporados em artigos de papelaria, no site e em qualquer outro item ou local onde os detalhes de contato e o endereço sejam exibidos.
Decida um dia para a mudança - tente finalizar um dia que cause a menor interrupção dos serviços. Mantenha uma unidade esquelética para lidar com questões críticas do dia-a-dia.
Com toda essa preparação, a mudança de seu escritório deve ser uma experiência agradável e gratificante.
