O que um assistente de escritório faz?

Um assistente de escritório pode ser um assistente administrativo ou trabalhar como equipe de apoio para auxiliar assistentes administrativos, secretárias e assistentes executivos. Espera-se que um assistente de escritório execute muitas tarefas em um ambiente de escritório e exigirá que você tenha algumas habilidades básicas de escritório para realizar o trabalho. Esses empregos estão sob a divisão administrativa ou departamento de um escritório e têm duas subcategorias, uma categoria júnior e uma categoria sênior.

1. Algumas das tarefas que serão exigidas de um nível de entrada ou de um assistente de escritório júnior podem incluir a seguinte classificação e arquivamento de documentos, atender o telefone e receber mensagens, usar um aplicativo de processamento de texto para digitar documentos e cartas e inserir alguns dados, executar recados e operar alguns equipamentos de escritório, como uma máquina de fax e copiadora. Você também pode ser obrigado a fazer algum trabalho administrativo para o departamento de contabilidade que exigirá que você tenha conhecimento de planilhas e bancos de dados ou fornecerá assistente para outros membros do departamento. Outros podem ser solicitados a postar e distribuir correspondência, fazer planos de viagem e tomar notas e transcrever notas.
2. Um assistente de escritório avançado ou um assistente de escritório sênior pode apoiar diretamente os executivos da empresa e pode ser deixado para gerenciar o escritório e supervisionar outros funcionários. Esses tipos de assistentes de escritório ganham o título de assistente administrativo ou executivo. Outras empresas os chamam de gerentes de escritório.
3. Como assistente de escritório, seu trabalho pode variar de um dia para o outro e você pode ser designado para os diferentes departamentos da empresa quando precisarem de ajuda extra. Como se espera que você conheça e execute diferentes tarefas para diferentes pessoas e departamentos, será muito útil se você tiver habilidades em computação e escolaridade acima da média. Você pode ter feito um curso de graduação em uma faculdade comunitária ou ter concluído um programa de certificação em uma escola profissionalizante ou comercial para se qualificar como assistente de escritório.
4. As principais habilidades que um assistente de escritório deve ter são habilidades pessoais, ser organizado, ter boas maneiras ao telefone e a capacidade de digitar com precisão e rapidez. Você deve ter demonstrado capacidade para operar o equipamento básico de escritório e as habilidades necessárias para usar programas de software de escritório comuns.

   

5. Assistentes de escritório de nível superior que trabalham diretamente com executivos profissionais são mais experientes e podem lidar com as tarefas que ajudarão o executivo a se concentrar em suas funções reais, em vez de ficar sobrecarregado com a tarefa de gerenciar o escritório diariamente. Esses assistentes executivos e administrativos têm mais conhecimento de aplicativos de software de escritório e são a ligação entre seus executivos diretos e os clientes. Eles podem ter autoridade para contratar e demitir assistentes de escritório que podem auxiliá-los em seu trabalho enquanto atendem seus executivos.
6. Com base em seus interesses e qualificações, você pode ser assistente em um escritório jurídico, médico, técnico ou educacional. Com a qualificação e certificação certas, você também pode trabalhar como assistente de escritório em um escritório governamental.
7. O comércio atacadista e o varejo, as indústrias de manufatura e de transporte sempre exigem assistentes de escritório. Existem também empregos de assistente de escritório nas indústrias de construção e comunicação.

Certifique-se de obter as habilidades certas e a formação educacional quando quiser ser um assistente de escritório. O salário é bom e o horário de trabalho é regular. Você obtém as vantagens regulares que um funcionário assalariado obtém enquanto adquire mais conhecimento que pode levar a uma promoção ou um novo emprego.