Ao redigir uma carta de rejeição, é importante usar o papel timbrado oficial de sua empresa ou instituição.
Se você já se candidatou a uma faculdade ou universidade ou a um emprego, sabe como é sentir-se nervoso por rejeição. E caso você não passe, ou não seja aceito, fica com aquela sensação de pavor ao receber a carta de rejeição. Mesmo que seja redigido de forma objetiva e educada quanto possível, você sabe que não é uma boa notícia.
Também é importante que a carta de rejeição seja assinada por uma autoridade competente da empresa ou instituição.
Escrever uma carta de rejeição nem sempre é a mais agradável das tarefas, principalmente sabendo que o destinatário pode não aceitá-la bem, por isso é importante ser o mais direto possível e apresentar os motivos da rejeição. Se você está na posição de enviar esse tipo de carta, aqui estão algumas sugestões para amenizar o golpe para o destinatário.
Use papel timbrado e documentação formal. Ao redigir uma carta de rejeição, é importante usar o papel timbrado oficial de sua empresa ou instituição. Isso dá a impressão de que, mesmo que você rejeite alguém do emprego ou da candidatura, ainda assim demonstra respeito suficiente para conceder-lhe essa formalidade. Não dê avisos de rejeição manuscritos.
Também é importante que a carta de rejeição seja assinada por uma autoridade competente da empresa ou instituição. Se uma carta foi assinada pelo gerente de contratação ou mesmo pelo proprietário, o candidato terá um melhor apreço pela empresa.
Agradeça ao solicitante por seu tempo e esforço. Os candidatos a vagas de emprego geralmente fazem muito esforço para se preparar. Existem as provas escritas, envio de currículos e até entrevistas pessoais. Eles podem achar que perderam seu tempo se você não expressar sua gratidão por seus esforços.
Escreva sobre as qualidades do candidato. Além disso, inclua em sua carta uma avaliação das qualificações, qualidades e experiência do candidato. Compartilhe os resultados de testes escritos, entrevistas e outras informações relevantes, que podem ser úteis para promover sua busca de emprego.
Dê a razão por trás da rejeição. Dê uma declaração honesta sobre por que você rejeitou o candidato. Deixe claro que sua rejeição não é necessariamente porque as qualificações dele não atendem aos seus padrões, mas porque você encontrou outros candidatos que são mais adequados para o trabalho e que podem ter mais experiência na área.
Se o candidato realmente precisa adquirir mais experiência, ou se ele requer um determinado grau educacional ou certificação, seja direto sobre isso também. Por exemplo, alguns empregos como os de medicina, ensino e TI geralmente exigem licenças e certificação antes que alguém se qualifique. Você pode dar suas recomendações para esse efeito, por exemplo, sugerindo que o candidato faça seus exames de licenciamento antes de voltar para se inscrever novamente.
Mantenha as informações do candidato em arquivo. Se for procedimento da empresa fazê-lo, explique ao candidato que manterá sua ficha cadastral e entrará em contato com ele caso encontre um emprego adequado às suas qualificações.
Gerente de Recursos Humanos
A chave por trás de escrever uma boa carta de rejeição é ser honesto e direto, sem necessariamente apresentar a rejeição de maneira muito dura. Como gerente de recursos humanos da empresa, é sua responsabilidade garantir que você contrate as pessoas certas com as qualificações certas. Por parte do requerente, no entanto, seria melhor se uma carta de rejeição fosse construtiva em vez de crítica.
