Como melhorar as habilidades de comunicação no escritório?

Um dos maiores problemas em várias áreas de trabalho é a comunicação ineficaz. Normalmente, você não está informado sobre o que precisa aprender, ou está informado, mas simplesmente não compreende. Às vezes, seus colegas de trabalho falam rude e mal uns com os outros, ou simplesmente são desnecessários. Lembre-se de que a comunicação saudável é importante para um local de trabalho eficaz, produtivo e confortável, desde os funcionários até a gerência ou vice-versa. Aprenda as maneiras de aprimorar as habilidades de comunicação em seu local de trabalho.

• Seja um ouvinte ativo. (a) Concentre sua atenção. Resista aos devaneios e ignore os ruídos externos que podem distraí-lo. Não pense na aparência ou nos hábitos irritantes do palestrante, em vez disso concentre-se em sua mensagem. (b) Identifique a mensagem. Pergunte a si mesmo o que o palestrante deseja que você saiba ou faça. (c) Reúna seu conhecimento prévio. Pense no que você já sabe sobre o assunto. Este conhecimento prévio ajuda a entender as novas informações que você recebe do palestrante. (d) Compreender as idéias principais. Ouça os pontos-chave da mensagem. Para fazer isso, preste atenção às dicas do palestrante, como "Meu ponto..." ou "O que me incomodou...". Lembre-se de que o palestrante geralmente repete ou reafirma ideias importantes e diga-os mais alto ou dramaticamente, ou faça uma pausa antes e depois de declará-los. (e) Visualize a mensagem. Tente formar imagens em sua mente da mensagem do palestrante. Isso fará com que você se lembre das idéias com mais facilidade se as associar a uma série de imagens mentais. (f) Verifique seu entendimento. Faça perguntas quando não entender um ponto-chave. Quando possível, resuma as idéias principais com suas próprias palavras. (g) Faça anotações. Anote os pontos principais para ajudá-lo a entendê-los e lembrá-los.
• Seja um orador eficaz. (a) Selecione o seu tópico. Identifique o que deseja falar e o que deseja que o ouvinte saiba ou faça. (b) Analise seu ouvinte ou público. Determine o que o ouvinte já sabe sobre o assunto. Pense na experiência anterior do ouvinte e nas conversas anteriores que vocês dois podem ter tido. Isso fará com que você adapte sua escolha de palavras e sua explicação de detalhes para corresponder ao conhecimento do ouvinte sobre o assunto. (c) Planeje a mensagem. Decida quais pontos principais você precisa fazer. Encontre uma ordem clara para apresentá-los. (d) Envie a mensagem. Fale em um ritmo confortável. Mantenha contato visual para que o ouvinte saiba que você está preocupado com o fato de ele estar recebendo a mensagem. Enfatize os pontos-chave: repita ou reafirme, faça uma pausa ou use expressões de sinal como "Primeiro" ou "Além". Verifique a compreensão do seu ouvinte observando o rosto e os gestos dele e aceite suas perguntas. (e) Encoraje a resposta do ouvinte. Convide o ouvinte a fazer perguntas ou comentar a mensagem.

  

• Mostre expressão não verbal eficaz. Idealmente, seu comportamento não verbal no trabalho deve expressar confiança, interesse e entusiasmo. Para mostrar esses bons comportamentos, certifique-se de fazer contato visual, de assumir uma expressão facial agradável e de sentar-se ereto e inclinar-se ligeiramente para a frente. Certifique-se de que todos os sinais ou comportamentos não verbais expressos sejam positivos, mas apropriados.