As reuniões são geralmente um ambiente profissional e devem ser tratadas como tal. Isso significa que é muito importante aparecer em trajes profissionais, bem descansado, alerta e o mais importante na hora certa. As reuniões tendem a arrastar ou aborrecer aqueles que não estão diretamente envolvidos na conversa. Se você não tem certeza de como deve agir em uma reunião, siga estas orientações e você ficará bem.
- Preste atenção! Esta é provavelmente a regra mais importante que você deve seguir em uma reunião. Se for seu chefe dando uma reunião, a última coisa que você quer é ser pego se distanciando. Pode ser difícil, mas concentre-se no que está sendo dito. Se ajudar, fazer anotações durante a reunião. Isso pode mantê-lo focado no que está sendo dito e será uma ótima maneira de revisar a reunião mais tarde. Se puder, resista a rabiscar em suas anotações em papel.
- Evite conversas paralelas com outros participantes da reunião. Isso é rude e muito perturbador para o resto do grupo. Um palestrante naturalmente perderá a linha de pensamento se outra conversa interromper sua apresentação.
- Com certeza, positivamente, uma das maneiras mais rudes de interromper uma reunião é o telefone celular tocando. Ligue o celular ou pager, vibre ou deixe-o desligado. Essa geralmente é uma regra tácita, mas para aqueles que simplesmente não percebem que não é educado, este é o seu aviso. Outra regra, não atenda o telefone se ele tocar. Se sua vida ou trabalho exige que você responda, saia da sala antes de responder.
- Quando apropriado, faça perguntas. As perguntas incentivam a participação na discussão e podem manter os participantes envolvidos. Não faça perguntas durante um discurso ou apresentação. Espere até que sejam convidados.
- Não se levante para usar o banheiro ou para beber água até que haja um intervalo para a reunião. Essas coisas devem ser cuidadas antes do início da reunião. Se uma jarra de água estiver sobre a mesa, é apropriado servir-se de um copo com cuidado.
- Mensagens de texto durante as reuniões também são proibidas. A vibração constante do telefone com as mensagens recebidas causa distração. Novamente, se for uma emergência, saia da sala para cuidar da situação. Também deve ser mencionado que jogar qualquer tipo de jogo ou navegar na internet com seu telefone ou palm pilot, seria considerado de forma inadequada durante uma reunião profissional.
Essas regras simples podem parecer óbvias para a maioria, mas há alguns que não consideram nenhum dos tópicos acima como rude ou uma interrupção. As reuniões fazem parte da vida e a melhor forma de as passar é sendo o mais profissional possível.
