Assim que tiver decidido o local, a próxima coisa que você deve planejar é a configuração física.
A organização de conferências pode ser um assassino - se você é o responsável pela organização de uma conferência, existem simplesmente muitos detalhes que você precisa considerar. Apesar disso, anime-se! Lembre-se de que tudo o que é necessário é um planejamento e uma preparação adequados, concentrando-se nos detalhes e dividindo as principais tarefas em seus componentes, para torná-las mais viáveis. Sinta-se encorajado também pelo fato de que quanto maior for o desafio, maiores serão suas recompensas e senso de realização, uma vez que você o tenha realizado com louvor. Dito isso, vamos dar uma olhada em algumas dicas que o ajudariam se você estivesse prestes a, ou se estiver no processo de, organizar eventos de conferência:
Os locais da conferência. Uma das primeiras coisas que você precisa configurar é o local. Se o seu cliente, empresa ou negócio já tem um local definido, então ótimo. Você pode se concentrar mais na preparação deste local. Se parte de sua responsabilidade consistisse em escolher um local, então alguns fatores que você precisa levar em consideração para sua escolha seriam: o tamanho e as dimensões da sala, sua acessibilidade, o preço do aluguel e seu ambiente geral. Lembre-se de verificar periféricos como banheiros, fontes de energia, etc.
Hardware de suporte
Assim que tiver decidido o local, a próxima coisa que você deve planejar é a configuração física. Novamente, isso dependerá de fatores como o tipo de conferência (é uma reunião de conferência, uma conferência anual, um seminário de conferência, etc.); o número de pessoas a comparecer; o grau de formalidade; e o próprio local. Adquira um lay-out impresso de todo o local, para auxiliá-lo no trabalho com seu tamanho e dimensões. Normalmente, uma conferência teria o público sentado e de frente para uma área focal. Esta área frontal pode conter todos os equipamentos necessários para a apresentação dos dados (caso o programa assim o exija) como tela branca para as apresentações de slides; a área posterior (na parte de trás da audiência) normalmente teria o hardware de suporte, como o computador ou laptop e o projetor.Os amplificadores devem ser bem distribuídos pelo local para garantir que todos na platéia ouçam bem.
A comida. Se parte do pacote de eventos da conferência for a comida, certifique-se de informar os detalhes: será para o café da manhã, almoço ou jantar? Quantos estarão comendo? Qual será o cardápio (é muito importante levar em consideração fatores como religião, cultura e faixa etária ao planejar o cardápio)? Qual seria o estilo de comer (estilo buffet, garçons servirão, etc.)? Uma regra geral durante as conferências, no entanto, será servir petiscos e bebidas simples. Ou seja, comida, o que quer que não seja pesado para o estômago - afinal, não se trata de uma festa ou de uma confraternização, mas de uma função profissional.
Prazo realista
Os locais da conferência.
Os convidados. Certifique-se de que os convites sejam enviados dentro de um prazo realista, bem antes da conferência propriamente dita - mas não muito adiantado, pois os convidados podem esquecer tudo sobre ela. Um tempo aceitável seria de três a quatro semanas antes do evento. Certifique-se de confirmar a presença, para que possa estabelecer uma lista final de participantes cerca de duas semanas (o mais tardar) antes do evento.
Condições meteorológicas adversas e outras medidas de precaução. Em termos simples, é importante que você antecipe todas as coisas possíveis que podem dar errado durante a conferência e, em seguida, planeje-as. Se for uma conferência ao ar livre, por exemplo, planeje tendas para o caso de chover. Se houver queda de energia, alugue um gerador. Compre um laptop extra para o caso de o computador não funcionar.
Contrate serviços profissionais para eventos. Você pode optar por terceirizar todo o planejamento. Afinal, às vezes é melhor deixar tudo para os profissionais, principalmente se for um grande evento de conferência acontecendo em um hotel 5 estrelas em Las Vegas, por exemplo. Você pode verificar a lista de organizadores de eventos em sua área ou pedir recomendações de seus colegas que já usaram esses serviços profissionais.
Lembre-se, a chave aqui é planejar bem! Prepare um calendário de conferências, que permitiria organizar todo o seu planejamento e o ajudaria a se concentrar em suas tarefas. Quando tudo acabar, dê um tapinha nas costas e se parabenize pelo trabalho bem executado!
