A última coisa que você quer é rejeitar seu cliente só porque você parece desagradável ou rude.
A recepcionista é uma das funcionárias subestimadas, mas muito importantes no escritório. A primeira pessoa que um potencial cliente irá conhecer é a recepcionista, e esta é responsável por criar um ambiente encantador e profissional no escritório. Se você trabalha como recepcionista, veja como pode trabalhar da forma mais eficaz possível.
Sorria. Quer você admita ou não, sorrir faz parte da descrição do seu trabalho como recepcionista. Assim como o representante do atendimento ao cliente tem a tarefa de fazer com que o cliente se sinta bem-vindo e seguro, você tem a tarefa de fazer com que os clientes se sintam em casa e à vontade no escritório. Certifique-se sempre de cumprimentar cada cliente com um bom aperto de mão e um sorriso. A última coisa que você quer é rejeitar seu cliente só porque você parece desagradável ou rude. Lembre-se de que quase todos os escritórios e indústrias são muito competitivos hoje. Não há espaço para você parecer esnobe, a menos que tenha certeza de que os clientes não têm outra opção a não ser obter serviços no escritório de onde você trabalha.
Vestido. Além disso, certifique-se de se apresentar de maneira respeitosa no escritório. Isso pode ser feito escolhendo roupas adequadas. Você não precisa usar roupas muito caras e não precisa parecer uma supermodelo quando vai para o trabalho. Você precisa ter uma aparência decente e profissional, no entanto. Escolha roupas que sejam boas para o escritório, mas que sejam confortáveis e que combinem com o seu corpo e rosto.
Voz. Atender o telefone é outra tarefa da recepcionista. Embora a pessoa do outro lado da linha não consiga ver você, você deve sorrir ao atender o telefone. Sorrir enquanto fala fará com que sua voz pareça muito mais otimista e brilhante, algo que a pessoa do outro lado da linha poderá apreciar. Também certifique-se de cumprimentar o chamador com cortesia e respeito.
Você deve sempre se certificar de cumprimentar cada cliente com um bom aperto de mão e um sorriso.
Grace. Alguns dos maiores desafios que você enfrentará ao trabalhar como recepcionista são os clientes impacientes ou francamente rudes. Isso não pode ser evitado. Não importa o quão rudes os clientes possam ser, no entanto, lembre-se de que eles ainda são clientes e ainda são as pessoas que pagam as contas no escritório no final do dia - incluindo o pagamento que você recebe. Como tal, você precisa aprender a lidar e interagir com essas pessoas com graça.
Ouça. Finalmente, trabalhe em suas habilidades de escuta. Como recepcionista, você estará conversando com muitos clientes e os encaminhará aos profissionais que estão trabalhando no escritório. Você precisa saber quais são os problemas deles para que possa encaminhá-los ao especialista correto. Ao ouvir, certifique-se de fazer anotações para que possa transmitir a informação a seus superiores sem perder alguns detalhes cruciais.
Com essas etapas, você será capaz de trabalhar como uma recepcionista eficaz.
