Como usar o Excel para impressão de formulários W-2?
Abril Carmona Sobrinho
• 3 min de leitura
Você pode simplesmente usar o Microsoft Excel para fazer a impressão do formulário W-2.
W-2 é um formulário que contém o salário anual de um funcionário, bem como o total de impostos deduzidos de sua renda. Este formulário é preenchido e enviado pelo empregador aos empregados para consulta no final de cada ano. Isso é feito independentemente de você estar administrando uma empresa de pequeno, médio ou grande porte. É responsabilidade da empresa arquivar isso e compartilhar as informações com cada funcionário, não importa o quão desafiador e longo o cálculo possa ser.
Grandes empresas compram aplicativos de software
Use um modelo do Microsoft Excel.
Para economizar tempo e custos, as grandes empresas compram aplicativos de software que farão o cálculo para suas centenas de funcionários. Mas se você dirige uma pequena empresa, pode não ser prático comprar esse tipo de software. Você pode simplesmente usar o Microsoft Excel para fazer a impressão do formulário W-2. Veja como é feito:
Coisas que você precisa para o cálculo e impressão do formulário W-2:
Prepare suas ferramentas. Para este guia de impressão de formulário W-2, você precisará ter o Microsoft Excel instalado em seu computador ou laptop, de preferência na versão 2003-2007. Você também precisará de conexão com a Internet para obter certas informações nas etapas abaixo.
Obtenha registros de funcionários. A maioria das empresas hoje possui sistema informatizado de cadastro de funcionários, incluindo sistema de folha de pagamento. Certifique-se de ter as informações necessárias com você antes de começar. Além disso, visite o Internal Revenue Service ou o site do IRS para saber quanto imposto foi pago por cada funcionário.
Crie um formulário W-2. Existem vários exemplos do formulário W-2 disponíveis. Se você tiver conexão com a Internet, poderá navegar por diferentes exemplos e criar um especificamente para sua empresa usando aplicativos de planilha como o Microsoft Excel. Também existem modelos disponíveis para download e uso para tornar a vida ainda mais fácil para você. Assim que o download for concluído, clique duas vezes no ícone do modelo para instalação.
Use um modelo do Microsoft Excel. Inicie o seu Microsoft Excel e clique em "Arquivo" na barra de menu superior. Isso apresentará uma lista de itens do menu. Clique no comando "Novo". Isso abrirá uma janela que perguntará se você deseja usar uma pasta de trabalho em branco ou usar os modelos listados. Clique no menu "Modelos instalados" na coluna mais à esquerda. Isso deve exibir o modelo W-2 que você baixou e instalou anteriormente. Clique aqui e selecione o botão "Criar".
Cumpra a forma. Agora que você tem um modelo para trabalhar, pegue os registros de cada funcionário e preencha os campos. Esta será a parte mais longa de todas. Mas não se apresse nesta etapa. É importante que todos os dados e valores inseridos aqui estejam corretos. O template calculará automaticamente todas as informações fornecidas, por isso é imprescindível que não haja erros de digitação, principalmente quanto ao valor e percentuais.
Imprima o formulário W-2 concluído. Uma vez feito isso, verifique os dados codificados antes de imprimir. Clique no comando “Arquivo” novamente na barra de menu superior e, em seguida, escolha “Imprimir” na lista.
Depois de imprimir todos os formulários, verifique novamente os dados, se necessário, antes de liberar o formulário para os funcionários.
