Como desenvolver um plano de gerenciamento de documentos?
Dr. Agostinho Roque de Aguiar
• 3 min de leitura
Uma vez que existem dois tipos de documentos a serem gerenciados, um plano de gerenciamento de documentos deve ser desenvolvido para organizá-los de forma eficaz.
Todas as empresas possuem documentos, sejam eletrônicos ou em papel. Esses documentos também são considerados ativos da empresa. A partir desses documentos, relatórios são feitos e analisados e irão influenciar importantes decisões de negócios. Uma vez que existem dois tipos de documentos a serem gerenciados, um plano de gerenciamento de documentos deve ser desenvolvido para organizá-los de forma eficaz.
O plano de gerenciamento de documentos envolve basicamente
O desenvolvimento de um plano de gerenciamento de documentos evita o incômodo de não encontrar o documento de que precisa quando precisa.
O desenvolvimento de um plano de gerenciamento de documentos envolve basicamente as seguintes etapas:
Imposição de padrões na criação de documentos. As empresas têm documentos diferentes que se acumulam a cada dia de trabalho. Exemplos disso são faturas de vendas, avisos de pagamento, recibos, balanços, planilhas e relatórios de vendas. Para que esses documentos sejam altamente organizados, deve haver um formato ou padrão existente para criá-los. Decida o formato ou modelo a ser usado em cada documento. Crie um procedimento padrão para compartilhar ou revisar os documentos. Por fim, certifique-se de que todos os envolvidos na produção de documentos comerciais sejam orientados pelos padrões que você impôs.
Decida sobre um procedimento de armazenamento de documentos. Documentos em papel têm uma chance maior de danos e seria melhor fazer a digitalização e a geração de imagens de documentos para ter uma cópia eletrônica desses documentos. Agora que você também tem cópias eletrônicas de seus documentos em papel, pode decidir sobre o aspecto físico do armazenamento de documentos. Os documentos em papel podem ser armazenados em arquivos, enquanto os documentos eletrônicos podem ser armazenados em um computador ou servidor de computador. De qualquer forma, o importante é que você tenha uma maneira predeterminada de arquivar e recuperar seus documentos com eficácia. Muito dinheiro e oportunidades serão perdidos quando os documentos necessários forem difíceis de encontrar, lembre-se. Em seguida, decida sobre um procedimento sobre como você arquivará seus documentos comerciais. Por exemplo, no final do ano, você pode compilar todos os tipos de documentos em apenas uma grande pasta ou fichário e etiquetar com o ano em que foi criado. Para documentos eletrônicos, você pode simplesmente criar uma pasta em seu computador com o ano e mover todos os documentos eletrônicos categorizados por tipo.
Crie um sistema de recuperação de arquivos. Mais uma vez, saiba que tempo e dinheiro podem ser perdidos quando a equipe acha difícil recuperar um arquivo. Um bom sistema de recuperação de documentos será alcançado se o procedimento de armazenamento de documentos que você desenvolveu for eficaz. Outra maneira de evitar problemas na recuperação de documentos é criar uma lista de locais de arquivos. Esta é uma lista que é impressa e divulgada em todas as estações de trabalho da empresa. Especifique a unidade e a pasta no computador ou arquivo onde um documento específico pode ser encontrado.
Pense em maneiras de manter seus documentos seguros. Isso significaria instalar sistemas de segurança em seu estabelecimento e proteger todos os pontos de entrada possíveis. Defina uma programação para backup periódico de arquivos e designe uma unidade onde os arquivos de backup serão armazenados. Não armazene seus arquivos de backup no mesmo disco rígido onde os arquivos eletrônicos originais estão armazenados.
O desenvolvimento de um plano de gerenciamento de documentos evita o incômodo de não encontrar o documento de que precisa quando precisa.
