Como escrever uma carta de reclamação: reclamação do consumidor?

Agora que o atendimento ao cliente é pouco mais do que uma lembrança, a carta de reclamação serve como nossa linha direta para relatar problemas aos poderes constituídos. Cartas de reclamação de clientes podem ser escritas sobre funcionários rudes, produtos ou serviços inadequados ou sobre políticas gerais que estão dificultando as coisas. No entanto, existe uma maneira certa e uma maneira errada de abordar esse tipo de carta. A letra certa chama a atenção para o problema. A carta errada é jogada no lixo.

Veja como garantir que sua carta permaneça na mesa:

1. Calma. Quando uma pessoa está com raiva o suficiente para redigir uma carta de reclamação, a carta pode ser mais uma forma de descarregar a raiva e a frustração do que contar aos superiores sobre um problema legítimo. Por esse motivo, pode ser uma boa ideia esperar um ou dois dias antes de se sentar para começar. As emoções devem ser deixadas de fora de qualquer carta sua, para que ela seja eficaz.
2. Declare o problema. Relate o problema em detalhes, sem enfeites nem uma introdução longa e sinuosa. Uma página de detalhes que leva ao problema perderá o interesse da pessoa que você está tentando informar. Exponha o problema de forma clara e objetiva, se possível. Se o problema foi uma compra, informe a data em que o item foi comprado e tudo o mais significativo em torno da compra, antes de descrever o que deu errado.
3. Declare os efeitos do problema. Depois de identificar o problema, você pode continuar a descrever quais foram os efeitos, tanto de curto quanto de longo prazo. Se o problema for monetário, descreva quais custos foram incorridos em conjunto com o problema.
4. Encontre uma solução. Para que o problema seja visto como racional e legítimo, ele precisa de uma solução clara que possa ser realizada por aquele para quem você está enviando a carta. A solução pode ser demitir um funcionário grosseiro, limpar os corredores da loja, mudar uma política de devolução ou o que você acreditar que seria uma solução aceitável para justificá-lo como reclamante e evitar que a situação se repita. Oferecer uma variedade de soluções possíveis para o problema é uma forma de dar ao destinatário algum controle sobre o resultado e, ao mesmo tempo, agir para resolver o problema apresentado. Se o destinatário puder entender quais soluções você acha que seriam mais adequadas para o problema, ele poderá adaptar melhor uma solução para atender às suas expectativas.
5. Forneça informações de contato. A menos que sua carta seja intencionalmente anônima, forneça informações de contato claras, como um número de telefone, para que o destinatário da carta tenha a chance de responder.

Lembre-se de que você é o cliente, então não se sinta mal em expressar sua opinião - é uma espécie de sua responsabilidade se o serviço for ruim.
Uma carta de reclamação do cliente deve ser escrita em formato de carta comercial, com as informações de contato da empresa no canto superior esquerdo. Isso é seguido por uma saudação usando o nome do destinatário, se disponível. O corpo da carta deve ser curto e direto ao ponto, seguido por um fechamento e seu nome. Deixe de três a quatro espaços entre o fechamento e onde seu nome está impresso. Entre esses dois itens, assine seu nome. A carta inteira não deve ser mais do que uma página, a fim de manter a atenção do destinatário.