Como escrever uma carta de resposta comercial?

É preciso ter muito profissionalismo e cortesia ao responder uma carta comercial. Quer se trate de uma consulta ou reclamação de um dos seus clientes ou parceiros comerciais, é importante dar uma resposta formal e atempada.

Use papel timbrado ou papel timbrado da empresa. Ao escrever qualquer tipo de carta comercial, é obrigatório usar papel timbrado da sua empresa com o logotipo ou papel timbrado da empresa. Abra sua carta com a saudação adequada e o nome do remetente. Se você está respondendo a uma pessoa com autoridade superior, um chefe ou gerente, um estilo formal é a maneira melhor e mais segura de começar. Use Ms, Sr. ou Sra., Seguido do sobrenome da pessoa. Não use o primeiro nome da pessoa a menos que vocês se conheçam bem.

Carta de resposta comercial

O objetivo da sua carta de resposta comercial é fornecer respostas a dúvidas e / ou soluções e esclarecimentos sobre determinadas reclamações. Não se esqueça de citar algumas frases-chave da carta original para dar ao seu contato a impressão de que você leu e entendeu a mensagem que a pessoa está tentando transmitir. Comece sua declaração de abertura com linhas corteses como "Obrigado por sua carta sobre" ou "Com referência à sua carta de (data)."

Lembre-se de que sua carta deve ser capaz de atender às dúvidas ou preocupações do remetente. Se você não tiver as informações para responder às perguntas, deverá encaminhar ou encaminhar a solicitação ou consulta à pessoa certa. Se acontecer de você ser a pessoa certa, responda rapidamente. Não procrastine.

Evite ser muito defensivo, rude ou crítico, especialmente ao responder a reclamações. Uma reclamação geralmente surge quando seu cliente ou colega de alguma forma não consegue entender ou interpretar mal algumas de suas políticas ou serviços. Responda e exponha seu caso educadamente. Também é importante responder de maneira simples e direta ao ponto que possa ser facilmente compreendida por seus clientes. Use frases humildes como "Lamento profundamente por qualquer inconveniente que isso possa ter causado" ou "Será um prazer falar com você para maiores esclarecimentos sobre este assunto." Mostre aos seus clientes a sua vontade de agir e fazer ajustes para atender às suas solicitações.

Habilidades de compreensão

Seja claro e conciso. Se você estiver respondendo a várias perguntas ou solicitações, seria melhor usar uma lista com marcadores para fornecer informações ou respostas claras e diretas para cada uma das preocupações de seu contato. Lembre-se de que a maioria de seus clientes pode estar muito ocupada ou alguns podem não ter certas habilidades de compreensão, por isso é melhor manter as coisas simples, mas concisas. Evite usar palavras complexas e declarações muito elaboradas.

Encerre sua carta com uma frase declarando seu pedido de desculpas final ou referência a um futuro evento relacionado ao seu negócio. Algumas linhas de fechamento eficazes são "Estou ansioso para ouvir de você" ou "Se você precisar de mais informações, não hesite em entrar em contato comigo". Não se esqueça de assinar o seu fechamento complementar como "Atenciosamente", para destinatários que você não conhece, ou "Atenciosamente", se você conhece a pessoa.

Erros de pontuação

Certifique-se de ter lido e revisado completamente sua carta antes de imprimi-la ou enviá-la ao seu cliente. Revise e edite para possíveis erros ortográficos, gramaticais e de pontuação.

Lembre-se de que sua confiabilidade e capacidade de lidar e atender às necessidades de seus clientes, seja sobre uma simples consulta ou uma reclamação importante, são cruciais para manter um bom negócio. Ofereça mais assistência no final de sua carta e não se esqueça de incluir seus detalhes de contato e informações.