Como proteger as informações corporativas?

As informações corporativas em qualquer empresa podem ser comparadas ao sangue vital de um ser humano. Percorre todo, coletando ou depositando material, causando alteração ou desempenho de extração. Portanto, é vital fornecer um fluxo uniforme e, ao mesmo tempo, garantir controles de segurança na divulgação de tais informações.

As informações corporativas podem variar de dados normais do dia-a-dia a informações altamente confidenciais e proprietárias. Às vezes, diferentes formas de dados não podem ser diferenciadas e controladas. Vamos explorar algumas das maneiras pelas quais podemos proteger as informações corporativas.

1. Responsabilidade, Lealdade e Consciência. Um dos métodos mais tradicionais de proteção de informações corporativas é incutir um senso de responsabilidade, lealdade e consciência enquanto o pessoal da empresa é remunerado pela empresa. Embora os sistemas automatizados melhorem a eficiência da produção, também alienam o elemento humano e, como tal, os funcionários desenvolvem um sentimento de desilusão, não valorizam o seu trabalho e não se sentem obrigados nem responsáveis pelo trabalho a ser realizado. Responsabilidade, lealdade e consciência podem ser alcançadas proporcionando uma interação pessoal direta entre idosos e juniores dentro da empresa.
2. Políticas de uso de dados e informações corporativas. Quando os funcionários entram ou saem de uma empresa, devem ser informados sobre o uso de dados e informações dentro da empresa. As políticas devem detalhar como tal uso deve ser feito, os procedimentos a serem seguidos e onde reside a propriedade de tais informações. Isso permitirá um fluxo regular e mais importante de informações e dados corporativos regulados.
3. Controle Físico. Os dados eram tradicionalmente armazenados em cópias impressas, como papel e fitas. Subseqüentemente, mídias de armazenamento de dados portáteis, como disquetes, discos compactos e pen drives, agora são usados. Essa portabilidade facilita o vazamento e o roubo de informações. Além das verificações físicas, muitas empresas possuem um servidor centralizado onde os dados eletrônicos são preservados e seu uso controlado. As máquinas autônomas, se houver, com mídia de leitura eletrônica, como leitores de CD ou DVD, estão fisicamente desativadas ou desinstaladas. Esses sistemas ajudam a proteger as informações corporativas em grande medida.
4. Contratos. Os acordos entre empregador e empregado e entre a empresa e partes externas ou agências protegem efetivamente as informações corporativas. Os contratos fornecem controle efetivo durante e após o período do próprio contrato. Os contratos podem ser independentes ou parte de contratos de trabalho ou contratação de terceiros.
5. Terminação. Uma das muitas formas esquecidas, mas altamente relevantes de proteção de informações corporativas é a rescisão formal de contratos. Além de demissões pacíficas de funcionários, quando uma empresa se depara com funcionários insatisfeitos ou demitiu funcionários por falta de desempenho, contravenção ou outros motivos negativos, o potencial de vazamento ou dano de informações corporativas é muito alto. Portanto, o cuidado deve ser exercido pela empresa na rescisão do contrato com funcionários e terceiros.

O gerenciamento e a proteção das informações corporativas requerem a capacidade de manter a eficiência da empresa sem comprometer o elemento humano. O objetivo de toda empresa para proteger suas informações corporativas deve ser o de garantir o uso de dados e informações regulamentados e controlados durante o período de emprego interno e durante o uso de tais informações com terceiros.