Manter o material de escritório não precisa ser entediante, demorado ou difícil. Existem várias etapas que podem ser seguidas para ajudar a manter o material e o equipamento de escritório.
Primeiro, faça uma lista dos suprimentos de escritório que você ou sua organização está usando e, em seguida, faça uma lista de aproximadamente quantos desses suprimentos são usados a cada mês. Esta lista deve ser utilizada como uma lista de inventário. Depois de ver, no papel, suas necessidades de estoque, você pode começar a calcular um orçamento mensal realista para as necessidades de material de escritório.
Material de escritorio
Esta lista pode ser transformada ou autônoma como uma lista de verificação, onde você pode acompanhar todas as suas necessidades de material de escritório; conforme cada item é usado, os itens podem ser marcados para que você saiba exatamente quanto resta de cada item. Marcar nesta lista quando os suprimentos precisam ser pedidos pode evitar aborrecimentos e a inconveniência de ficar sem o material.
Em segundo lugar, crie uma lista de materiais de escritório padrão; uma lista onde os funcionários podem fazer pedidos quando necessário, seguindo o conteúdo da lista de suprimentos. Ao fazer isso, você ajudará a manter baixos os custos de fornecimento e a reduzir muitas dúvidas sobre quais tipos de produtos solicitar, porque a lista será padrão; eliminando a busca por um objeto necessário.
Terceiro, estabeleça e mantenha uma política de suprimentos de escritório para todos os funcionários - e depois responsabilize-os. Isso ajudará você a manter seu orçamento e manter todos os produtos de forma ordenada e organizada. Ao designar apenas uma pessoa como responsável pelo logoff dos suprimentos aos funcionários, o orçamento pode ser mantido. Fazer menos pedidos manterá os custos baixos e será mais eficiente e gerenciável.
Lojas de materiais para escritório locais
Quarto, aproximadamente a cada dois a três meses, analise seu material de escritório e verifique suas despesas. Olhe para itens específicos e veja se há outros produtos que podem economizar mais dinheiro e ainda oferecer um bom produto. Peça a um funcionário que faça algumas comparações. Use fontes da Internet e lojas de materiais de escritório locais para obter os melhores preços. Quando possível, compre a granel e verifique os descontos que podem ser oferecidos.
Quinto, se sua empresa ou organização for grande ou em expansão, pode ser útil pedir uma lista detalhada de cada departamento para suprimentos específicos, como arquivos de pessoal de funcionários e registros de verificação.
Sexto, certifique-se de guardar todos os recibos para que possa deduzir o material de escritório. As deduções devem ser listadas como um montante fixo no Formulário 8829 do IRS. Certifique-se de que sejam feitos registros precisos de todas as despesas, pois isso ajudará na hora do imposto.
