Como contratar alguém legalmente para sua pequena empresa?

Todo empresário fica animado quando percebe que é hora de sua empresa crescer com a contratação de funcionários, mas pode ser uma tarefa difícil aprender como empregar legalmente alguém para sua pequena empresa. Se fosse tão fácil quanto contratar um bom funcionário e pagá-lo periodicamente, as empresas de folha de pagamento e de contabilidade não teriam muito trabalho. A boa notícia é que não é muito difícil empregar legalmente alguém para sua pequena empresa se você considerar os seguintes pontos.

1. O primeiro passo para empregar legalmente alguém para sua pequena empresa é determinar se essa pessoa será um empreiteiro ou um funcionário real. O IRS tem certos requisitos que definem especificamente em que tipo de categoria seu novo contratado se encaixará, portanto, é imperativo que você verifique os regulamentos. Se a pessoa puder ser um empreiteiro, basta preencher um Formulário 10-99 no final do ano. Nenhum imposto é retirado do contracheque de um empreiteiro e o restante do artigo não se aplica à sua situação.
2. Depois de determinar que o novo contratado será um funcionário W-2, a próxima etapa é obter um número de identificação fiscal federal comumente referido como EIN. O EIN, ou número de identificação do funcionário, é simplesmente um número de nove dígitos que basicamente pode ser visto como um número de previdência social para a empresa. Todos os registros ou documentos fiscais devem conter o EIN para o devido reconhecimento pelo IRS. O EIN pode ser facilmente obtido simplesmente visitando o site do IRS ou uma empresa de folha de pagamento ou um contador pode fazer isso por você.

   

3. A próxima etapa a seguir para empregar legalmente alguém para sua pequena empresa é decidir quem será o responsável pela folha de pagamento e os impostos associados. Uma empresa de folha de pagamento ou firma de contabilidade provavelmente não será muito cara se houver apenas um funcionário envolvido, e o incômodo de fazer a folha de pagamento raramente vale a pena. Se você optar por fazê-lo sozinho, precisa ter certeza de que entende todos os impostos e quando eles devem ser retirados e arquivados.
4. Depois de cuidar das questões da folha de pagamento, também é necessário verificar todas as regulamentações locais, estaduais e federais. Os funcionários devem ser relatados dentro de 30 dias à Administração da Previdência Social e isso é freqüentemente referido como Relatório de Novas Contratações. Além desse requisito, muitas vezes existem outros estatutos que podem envolver benefícios de compensação do trabalhador ou seguro-desemprego. Alguns estados exigem apenas que certas pequenas empresas tenham cobertura específica, portanto, pergunte ao seu secretário de estado como empregar legalmente alguém para sua pequena empresa.

Adicionar pessoal pode ser empolgante, mas é importante perceber que raramente há qualquer leniência concedida a empresas que não seguem as regras e regulamentos apropriados. Se houver alguma confusão, um profissional deve ser consultado.