Se você tiver um fichário cheio, use outro para encadernar os documentos atualizados e armazene o fichário completo na sala de registros.
A gestão de uma pequena empresa deve ser sistemática. Como proprietário, você deve estar sempre no controle de tudo, desde a compra de seus produtos, contratação e pagamento de seus funcionários, pagamento de taxas estaduais e manutenção da satisfação dos clientes. Para cada item que você transaciona em sua empresa, é fundamental manter um registro. Armazenar grandes fichários e caixas de registros pode ser opressor, então você deve saber como armazená-los adequadamente. Esses registros conterão a própria linha de vida do seu negócio. Veja como manter seus registros comerciais:
Selecione bons fichários resistentes. Obtenha pastas resistentes que possam lidar com pelo menos 8 centímetros de papel. Certifique-se de que os anéis são feitos de aço inoxidável para que não enferrujem mesmo após um longo período de armazenamento. Envolva os fichários com plástico para que fiquem protegidos da umidade ou da água.
Escolha um bom local seco para armazenar os registros. Escolha uma sala nas instalações da sua loja e rotule-a como "sala de registros". Pode ser uma sala ou pode ser um lugar pequeno com abóbada com chave. A sala de arquivos deve ficar longe de encanamentos ou da despensa, onde existe o perigo de contaminar os arquivos com água ou qualquer outro tipo de umidade.
Classifique seus registros. As perguntas que você deve se fazer ao priorizar a manutenção de registros são:
Quão úteis são esses registros para minha empresa?
Quão sérias seriam as consequências se eu não os mantivesse?
Com que frequência o estado solicitará que a empresa produza esses registros específicos?
A empresa precisa desses registros para arquivar os relatórios exigidos pelo estado?
Esses registros podem me ajudar se houver alguma disputa com parceiros de negócios ou funcionários?
Armazenar grandes fichários e caixas de registros pode ser opressor, então você deve saber como armazená-los adequadamente.
Depois de responder a essas perguntas, você deve saber quais registros manter permanentemente ou por um período de tempo. Esses registros que devem ser mantidos permanentemente são os seguintes:
Relatórios de auditorias
Cheques cancelados de parceiros de negócios
Livros de caixa
Registros de títulos de capital e registros de ações
Cópia eletrônica ou cópias de computador dos registros (armazenados em discos)
Etiquete seus fichários e caixas. É importante etiquetar seus fichários para que você não se perca tentando encontrar o registro de que precisa na pilha. Imprima pequenas etiquetas e cole-as corretamente sob o plástico de cada fichário. Se você estiver usando caixas de documentos, rotule-as também. Coloque cada pasta ou caixa em ordem alfabética nas prateleiras ou prateleiras de metal a serem organizadas.
Mantenha seus registros atualizados. Certifique-se de que seus registros estejam atualizados. Se você tiver um fichário cheio, use outro para encadernar os documentos atualizados e armazene o fichário completo na sala de registros. A chave para ter um arquivo de registro atualizado é arquivar os documentos ao final de cada hora de fechamento para que você não os esqueça.
Mantenha os arquivos eletrônicos como arquivos duplicados. É uma idéia inteligente armazenar um arquivo eletrônico dos documentos da sua empresa, bem como as cópias impressas. Isso garantirá que você tenha os documentos registrados, mesmo se suas cópias impressas acidentalmente forem perdidas ou danificadas.
Sistema organizado de registro de documentos
Manter um sistema de registro de documentos organizado para sua pequena empresa ajudará a mantê-lo sempre atualizado. Antes de limpar registros antigos, certifique-se de verificar com seu advogado e contador sobre eles.
