Como limpar sua mesa e mantê-la limpa permanentemente?

Como uma empresa doméstica, os documentos pessoais e comerciais podem rapidamente se tornar opressores. No entanto, quando você segue um sistema simples e adquire o hábito de classificar com frequência, se sentirá menos estressado, menos sobrecarregado e muito mais produtivo. Sem mencionar que você provavelmente economizará algumas horas por semana NÃO tendo que procurar por papéis "perdidos"! Sempre que você precisar de um documento importante, ele estará ao seu alcance.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

Este sistema muito simples dá a você o hábito de agrupar. Basta agrupar documentos semelhantes e rotulá-los. A papelada é muito mais fácil de processar se você estiver lidando com apenas um punhado de itens semelhantes por vez.

Usando este sistema, você tem cálculos atuais de lucros e perdas disponíveis a qualquer momento. Como um grande bônus, você pode concluir facilmente sua contabilidade até 31 de dezembro de cada ano - e as deduções de seu negócio estão prontas para que seu contador prepare sua declaração de impostos com antecedência!

1. Caixa de entrada. Coloque uma caixa "IN" rasa ou caixa de sapatos perto de sua mesa.

2. Caixas de descarte. Coloque 3 lixeiras nas proximidades e etiquete da seguinte forma: lixeira, lixeira, lixeira para fragmentos

3. Classificadores de arquivamento. Coloque 2 classificadores de arquivos de mesa de plástico / fio perto de sua mesa. Identifique um como "Pessoal" e o outro como "Comercial". Em cada classificador, insira as seguintes pastas de arquivo. Pastas de arquivo de plástico com "fundo de caixa" são grandes o suficiente para conter muito papel (e nada cai dos lados) e também são codificadas por cores. Identifique cada pasta (com um marcador ou marcador preto Sharpie) para referência rápida.

   Documentos pessoais - precisa de 7 pastas de arquivos

   • Recebendo / para classificar
   • Façam
   • Contas a vencer
   • Recibos Pagos
   • Renda Recebida
   • Extratos bancários
   • Para arquivo / Misc.

   Documentos de negócios - precisa de 10 pastas de arquivos

   • Recebendo / para classificar
   • Façam
   • Contas a vencer
   • Recibos Pagos
   • Renda Recebida
   • Extratos bancários
   • Próximos eventos
   • Horários anteriores
   • Contatos - Novos
   • Para arquivo / Misc.

4. Classificação inicial. Reúna todos os seus documentos empilhados em caixas. Em seguida, digitalize rapidamente cada documento e jogue-o na pasta de arquivos correta, conforme listado acima. Leva menos tempo do que você pensa - se sua mesa está super bagunçada e empilhada, talvez uma ou duas horas. Você ficará surpreso com o quão mais leve você se sente e "por cima" das coisas. Você pode jogar fora as caixas temporárias, pois agora você usará sua caixa de ENTRADA diariamente.

5. Projetos Especiais. Você pode ter projetos grandes em andamento que são muito grandes para serem colocados nas pastas de arquivo. Nesse caso, um projeto pode precisar de sua própria pasta de arquivos em seu arquivo. Ou talvez sua própria caixa, se o projeto for grande. Lembre-se de etiquetá-lo para que possa localizá-lo rapidamente!

ACOMPANHAMENTO

Você adquirirá o hábito de ordenar rapidamente as pastas de arquivos. Em seguida, reserve um pouco de tempo a cada semana e a cada mês para esvaziar as pastas de arquivos e inserir os dados em seu computador. Agora, basta apertar um botão e imprimir suas informações fiscais no final do ano!

1. Manutenção diária. Todos os dias, quando você receber sua correspondência, classifique-a imediatamente. Lembre-se de esvaziar os recibos e papéis de seus bolsos, bolsa e carro na caixa de entrada. Coloque o lixo eletrônico genérico (jornais e revistas) na lixeira RECYCLE e o lixo eletrônico personalizado (contendo seu nome ou outras informações) na lixeira SHRED. É mais fácil se você classificar sua correspondência assim que recebê-la, mas se estiver com muita pressa, jogue tudo na caixa de entrada e classifique no dia seguinte.

2. Finalização semanal. Todas as semanas, insira o conteúdo da pasta de arquivo Receitas pagas e o conteúdo da pasta de arquivo Receitas recebidas em seu sistema de contabilidade e, a seguir, arquive em seu arquivo. Também todas as semanas, insira Novos contatos (cartões de visita) em seu banco de dados de contatos, coloque-os em sua programação de acompanhamento e, em seguida, jogue os cartões fora.

3. Acabamento mensal. A cada mês, retire seus extratos bancários (pessoais e comerciais) das pastas de arquivo e equilibre-os. Em seguida, arquive-os em seu arquivo. Execute seus relatórios mensais, como Receitas / Despesas, Fluxo de Caixa e Lucros e Perdas. Agora você está preparado para qualquer demonstração financeira e pronto para sua declaração de imposto de renda!

4. Eliminação de documentos. Os documentos na caixa SHRED devem ser completamente cortados em pedaços ou queimados em sua lareira (certifique-se de supervisionar). Os documentos da lixeira RECYCLE podem ser reciclados em um saco de papel pardo com sua coleta de lixo (espero que sua cidade recicle; se não, leve-o para uma estação de coleta de lixo).

Aqui está outro ótimo hábito: todos os dias, ao sair do carro, leve os papéis do escritório com você. Não deixe documentos em seu carro durante a noite (especialmente se os documentos contiverem dados confidenciais ou sensíveis, como informações de clientes). E para reduzir ainda mais o risco de seus clientes se tornarem vítimas de roubo de identidade (devido ao seu descuido), certifique-se de manter a porta do escritório trancada o tempo todo!

É fácil se organizar e se manter organizado. Trata-se de criar alguns hábitos simples para você. E então seguindo seu sistema!