Se você trabalha sozinho em um escritório, ter um espaço de trabalho desordenado pode permitir sua própria produtividade pessoal ou seu método para a loucura, como alguns podem chamá-lo. No entanto, se você tiver que compartilhar a mesma desordem com outras pessoas que estão tentando trabalhar, a produtividade e o moral podem ser afetados por todos. A falta de organização pode ser muito estressante para muitos - seja algo tão pequeno quanto ter que procurar por um item por mais de um minuto, tendo aquele espaço de lixo ser um local de nidificação para criaturas ou pior, para perder um item muito importante que custa o empresa muito dinheiro.
Embora nenhum escritório seja perfeito, a arrumação ajuda. Às vezes, uma pessoa pode querer manter todos os formulários por perto, mas há uma maneira de fazer isso sem o risco de seu escritório se tornar um risco de incêndio. Agora, você pode ter os recursos para contratar um organizador profissional, mas aqui estão alguns métodos simples que ajudarão a criar espaço extra em um escritório. Com o tempo, você pode mostrar a outros funcionários como fazer o mesmo.
- Faça o inventário de todos os materiais e equipamentos de escritório. Em casos extremos, esta é a melhor maneira de superar toda a desordem. Isso pode ser o mais demorado, mas pelo menos você terá um registro do que está em estoque, números de modelo (em caso de novo pedido) e o que precisa ser substituído. Quaisquer itens desatualizados ou não usados podem ser descartados ou armazenados fora do escritório.
- Use o armazenamento de mídia, como um flash ou disco rígido separado. Algumas empresas mantêm a papelada no que é comumente chamado de "armazenamento refrigerado". Isso conteria documentos importantes e outra papelada com mais de cinco anos. Algumas empresas mantêm os papéis por mais de dez anos, mas como o espaço de movimentação é sempre necessário, é aconselhável digitalizar os documentos mais antigos e salvar a imagem no disco rígido do computador, bem como uma fonte de backup.
- Os armários de arquivos podem ser empilhados para preencher o espaço vazio da parede. Idealmente, eles não devem ficar sozinhos com mais de um metro e meio de altura se for um ambiente de escritório de alto tráfego. Além disso, os armários de arquivo suspensos podem ser instalados acima da área da mesa.
- Em escritórios menores, o comprimento de uma mesa pode ser alinhado com uma parede em vez de ser horizontal no meio do espaço. Isso abre mais espaço para o tráfego de pedestres.
- Resista à tentação de móveis de escritório "bonitos". As redes de varejo às vezes vendem mesas muito elegantes ou extremamente básicas, mas nem sempre práticas, pois não têm gavetas ou um local para pendurar pastas de arquivo. São ideais principalmente para o front office que depende da estética visual ou para quem não precisa ter papéis e suprimentos básicos à mão o tempo todo.
